SFAの選び方完全ガイド【2024年最新版】失敗しない選定のポイントを徹底解説！

営業の効率化と売上拡大に欠かせないツールとして、近年急速に導入が進んでいるSFA（営業支援システム）。しかし、自社に合ったSFAを選ぶことは容易ではありません。多くの製品が乱立する中で、機能や価格だけでなく、自社の業務フローや営業スタイルとの適合性など、様々な観点から総合的に評価する必要があるからです。

SFAの選定を誤ると、せっかく導入しても現場に定着せず、期待した効果を得られないことがあります。逆に、自社に最適なSFAを選ぶことができれば、営業活動の可視化と効率化が進み、売上拡大と利益率の向上につなげることができるでしょう。

本記事では、SFAの選び方について徹底的に解説します。SFAの導入目的や選定基準、主要製品の比較など、SFA選定に必要な情報を網羅的にお伝えします。また、SFA導入の成功事例と失敗事例を紹介し、実際の導入プロセスや運用のコツについても詳しく解説します。

SFA導入をご検討中の企業様、SFA選定で悩んでいる担当者様は、ぜひ本記事を参考にしてください。

SFA導入の目的と効果を明確にする

営業活動の可視化と効率

SFAを導入する最大の目的は、営業活動の可視化と効率化です。営業担当者の日々の活動や顧客とのやり取りをSFA上で管理することで、どの案件にどれだけの時間を投資しているのか、どの営業プロセスにボトルネックがあるのかが一目瞭然になります。

例えば、A社では営業担当者ごとに商談の進捗状況や成約率にばらつきがありましたが、SFAを導入することで、成約率の高い営業担当者の行動パターンを分析し、それを他の営業担当者にも展開することができました。結果、全体の成約率が20％向上し、営業活動の効率化につながりました。

顧客管理とコミュニケーションの一元化

SFAを導入することで、顧客情報や過去の商談履歴、コミュニケーション内容などを一元的に管理できるようになります。顧客ごとにこれまでのやり取りを振り返ることができるので、適切なタイミングでフォローアップができるようになります。

B社では、顧客からの問い合わせに複数の営業担当者が対応していたため、回答内容に矛盾が生じることがありました。SFAを導入し、顧客とのコミュニケーションを一元管理することで、回答内容の統一性が保たれるようになり、顧客満足度が向上しました。

営業プロセスの標準化と最適化

SFAを導入することで、営業プロセスを標準化し、最適化することができます。リードの獲得から商談、クロージングまでの一連の流れを可視化し、各フェーズでの営業活動を分析することで、無駄な作業を削減し、効果的な営業プロセスを構築できます。

C社では、営業担当者ごとに営業手法が異なり、ノウハウの共有ができていませんでした。SFAを導入し、営業プロセスを標準化したことで、ベストプラクティスを共有できるようになり、新人営業担当者の早期戦力化にもつながりました。

SFAの選定基準と比較ポイント

自社の業務フローとの適合性

現行の営業プロセスとの親和性

SFAを選定する際は、自社の営業プロセスとの親和性が高いかを確認することが重要です。営業プロセスに合わないSFAを導入しても、現場に定着せず、十分な効果を得ることができません。

D社では、営業プロセスが複雑で、多くの商材を扱っていました。SFAの導入を検討する際、現行の営業プロセスを細かく分析し、それに合ったSFAを選定しました。結果、スムーズな導入が実現し、営業効率が大幅に向上しました。

自社の営業スタイルに合ったカスタマイズ性

自社の営業スタイルに合ったカスタマイズ性も重要なポイントです。営業現場の要望に柔軟に対応できるSFAを選ぶことで、現場の満足度が高まり、SFAの活用が進みます。

E社では、独自の営業手法を用いていたため、既存のSFAではカバーしきれない部分がありました。そこで、カスタマイズ性の高いSFAを選定し、自社の営業スタイルに合わせて機能を追加・変更しました。これにより、営業現場の要望に応えつつ、SFAの導入を成功させました。

必要な機能と使いやすさ

営業活動の記録と管理機能

SFAに求める基本的な機能は、営業活動の記録と管理です。訪問や商談の内容、顧客とのやり取りなどを漏れなく記録し、いつでも参照できる状態にしておくことが重要です。

F社では、営業担当者の日報作成に多くの時間を取られていました。SFAを導入し、訪問先での活動内容をその場で入力できるようにしたことで、日報作成の時間が大幅に短縮され、営業活動により多くの時間を割けるようになりました。

コミュニケーション履歴の一元管理

顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理できる機能も重要です。電話やメール、チャットなどのやり取りを一箇所に集約することで、顧客とのコミュニケーションの全体像を把握しやすくなります。

G社では、顧客とのやり取りが電話やメール、チャットなど多岐にわたっていたため、情報が散在していました。SFAを導入し、コミュニケーション履歴を一元管理することで、顧客対応の漏れや抜けを防ぐことができるようになりました。

レポーティングとダッシュボード

営業活動の進捗や成果を可視化するレポーティングとダッシュボード機能も重要です。営業マネージャーが部下の活動状況を把握し、適切な指示を出すためにも、視覚的に分かりやすいレポートが必要です。

H社では、営業担当者ごとの活動量や成約率をリアルタイムで確認できるダッシュボードを導入しました。これにより、営業マネージャーが適切なタイミングで部下にアドバイスを行えるようになり、営業チームのパフォーマンスが向上しました。

モバイルアプリの使いやすさ

営業担当者は外出先でもSFAを利用するため、モバイルアプリの使いやすさも重要なポイントです。直感的に操作でき、必要な情報にすぐにアクセスできるアプリを選ぶことで、営業活動の効率化につながります。

I社では、外出先でもスムーズに顧客情報を入力できるモバイルアプリを備えたSFAを導入しました。営業担当者はスマートフォンやタブレットから簡単に情報を入力できるようになり、営業活動の記録漏れが減少しました。

カスタマイズ性と拡張性

自社の業務フローに合わせたカスタマイズ

自社の業務フローに合わせてSFAをカスタマイズできることも重要な選定ポイントです。営業プロセスや商材の特性に応じて、入力項目や画面構成を柔軟に変更できるSFAを選ぶことで、現場の要望に応えやすくなります。

J社では、独自の営業プロセスに合わせてSFAの画面構成や入力項目をカスタマイズしました。これにより、営業担当者は無駄なく必要な情報を入力できるようになり、SFAの利用率が向上しました。

外部システムとのAPI連携

SFAと社内の他システムとのAPI連携も重要な選定ポイントです。顧客管理システムや会計システムなどと連携することで、データの二重入力を防ぎ、業務効率を高めることができます。

K社では、SFAと顧客管理システムをAPI連携し、顧客情報を自動的に同期できるようにしました。これにより、営業担当者は顧客情報を重複して入力する必要がなくなり、作業時間が大幅に短縮されました。

アドオン機能の追加と拡張性

将来的な機能拡張を見据え、アドオン機能の追加や他システムとの連携が容易なSFAを選ぶことも大切です。ビジネスの成長に合わせてSFAを柔軟に拡張できることで、長期的な投資対効果を高めることができます。

L社では、SFAの導入当初は基本的な機能のみを利用していましたが、ビジネスの拡大に伴い、営業forecasting機能や案件のスコアリング機能などを追加しました。拡張性の高いSFAを選んでいたため、スムーズに新機能を追加することができました。

システム連携と情報の一元管理

CRMやMAツールとのシームレスな連携

SFAとCRMやMAツールをシームレスに連携できることも重要な選定ポイントです。顧客情報をCRMで一元管理し、マーケティング活動をMAツールで自動化することで、営業とマーケティングの連携が強化され、効果的なアプローチが可能になります。

M社では、SFAとCRM、MAツールを連携し、リードの獲得から商談、案件化までの一連のプロセスを可視化しました。営業とマーケティングが協力して顧客育成に取り組むことで、新規案件の獲得率が向上しました。

ERPやアカウンティングソフトとのデータ同期

ERPやアカウンティングソフトとのデータ同期も重要な選定ポイントです。受注や売上データをリアルタイムで連携することで、営業活動と財務状況の両面から経営判断を行うことができます。

N社では、SFAとERPを連携し、受注データを自動的に会計システムに連携できるようにしました。これにより、営業活動と財務状況をリアルタイムで把握できるようになり、適切な経営判断が可能になりました。

サードパーティ製ツールとのインテグレーション

SFAとサードパーティ製ツールとのインテグレーションも重要な選定ポイントです。メールやカレンダー、ビデオ会議ツールなどと連携することで、営業活動の利便性が向上します。

O社では、SFAとGoogleカレンダーを連携し、商談スケジュールを自動的に同期できるようにしました。営業担当者は商談日程の調整にかかる時間を削減でき、顧客対応により多くの時間を割けるようになりました。

導入コストと運用コスト

初期導入費用と月額利用料

SFAの導入コストと運用コストも重要な選定ポイントです。初期導入費用が高額な場合、投資対効果を慎重に見極める必要があります。一方、月額利用料が安価な場合でも、長期的な運用コストを考慮する必要があります。

P社では、初期導入費用が安価なSFAを選定しましたが、カスタマイズや機能追加の費用が想定以上にかさみ、長期的には高コストになってしまいました。初期費用だけでなく、長期的な運用コストを考慮することが大切です。

ユーザー数に応じたライセンス体系

ユーザー数に応じたライセンス体系も重要な選定ポイントです。営業チームの規模に合わせて柔軟にライセンス数を変更できるSFAを選ぶことで、無駄なコストを抑えることができます。

Q社では、営業チームの人数変動に合わせてライセンス数を調整できるSFAを選定しました。繁忙期には一時的にライセンス数を増やし、閑散期には減らすことで、コストを最適化することができました。

カスタマイズや追加開発の費用

カスタマイズや追加開発の費用も重要な選定ポイントです。自社の要件に合わせてSFAを柔軟にカスタマイズできることは重要ですが、それにかかる費用も見据えておく必要があります。

R社では、自社の営業プロセスに合わせて大規模なカスタマイズを行いましたが、開発費用が当初の予算を大幅に超過してしまいました。カスタマイズの範囲と費用を事前に明確にしておくことが重要です。

サポート体制とアップデート頻度

導入時のサポートと運用支援

SFAの導入時には、ベンダーからの手厚いサポートと運用支援が欠かせません。特に、SFAの利用に不慣れな営業担当者へのトレーニングや、現場の要望に応えた設定変更などのサポートが必要です。

S社では、SFAの導入時に、ベンダーによる集中的なトレーニングを実施しました。営業担当者はSFAの操作方法や活用シーンを具体的に学ぶことができ、スムーズに運用を開始することができました。

ヘルプデスクの対応力と対応時間

SFAの運用中に発生するトラブルや操作に関する問い合わせに、迅速かつ的確に対応してくれるヘルプデスクの存在も重要です。24時間365日対応や、専任の担当者が付くプレミアムサポートなどを選択できるSFAが望ましいでしょう。

T社では、SFAの運用中に営業担当者から多くの問い合わせが寄せられましたが、ベンダーのヘルプデスクが迅速に対応してくれたため、営業活動への影響を最小限に抑えることができました。

バージョンアップとアップデートの頻度

SFAのバージョンアップやアップデートの頻度も重要な選定ポイントです。新機能の追加や既存機能の改善が定期的に行われることで、ユーザーの利便性が向上し、長期的に使い続けられるSFAになります。

U社では、四半期ごとに新機能が追加されるSFAを選定しました。営業現場からの要望を取り入れた改善が随時行われ、業務効率が継続的に向上しています。

SFA選定プロセスの進め方

選定チームの編成と役割分担

SFAの選定を成功させるには、適切なメンバーで選定チームを編成し、役割分担を明確にすることが重要です。営業現場の代表者、営業企画、IT部門、経営層などを巻き込み、多面的な視点でSFAを評価できる体制を整えましょう。

V社では、営業部長、営業企画課長、システム部長、営業の主任クラスで選定チームを編成しました。それぞれの立場から要件を出し合い、現場の意見を反映させながら、経営層の承認を得てSFAを選定することができました。

要件定義とRFP（提案依頼書）の作成

SFAに求める要件を明確に定義し、RFP（提案依頼書）を作成することが重要です。現状の営業プロセスを分析し、課題や改善点を洗い出した上で、SFAに必要な機能や条件を整理しましょう。

W社では、営業現場の意見を広く集め、必須の機能と追加で欲しい機能を区分けしてRFPを作成しました。優先順位を明確にすることで、ベンダーからの提案内容を評価しやすくなりました。

ベンダー選定と比較検討

RFPを複数のベンダーに送付し、提案内容を比較検討することが重要です。価格や機能だけでなく、導入実績やサポート体制なども評価基準に加えましょう。ベンダーへのヒアリングや、実際にSFAを使用している企業への ヒアリングも有効です。

X社では、5社のベンダーから提案を受けた後、3社に絞って詳細なヒアリングを実施しました。価格や機能面での比較に加え、導入事例や運用面でのサポート内容を重視し、最終的に2社に絞り込みました。

デモンストレーションとトライアル評価

選定の最終段階では、実際にSFAのデモンストレーションを受け、一定期間のトライアル利用を行うことが重要です。営業現場の担当者に実際に操作してもらい、使い勝手や業務適合性を評価しましょう。

Y社では、2社のSFAについて、営業担当者によるトライアル利用を2週間実施しました。実際の業務を通じて機能の使いやすさや、現場の要望への対応力を確認し、最終的な選定に役立てました。

契約交渉とサービスレベル合意（SLA）

SFAの選定が終わったら、契約交渉とサービスレベル合意（SLA）の締結が重要です。初期費用や月額利用料の他、カスタマイズや追加開発の費用、サポート体制などを詳細に取り決めましょう。

Z社では、選定したベンダーとの契約交渉の際、初年度の費用を抑えつつ、2年目以降の機能追加やサポート内容を手厚くする条件を盛り込みました。長期的な視点でSFAを運用していくための基盤を整えることができました。

主要SFA製品の比較と選び方

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloudは、世界シェアNo.1を誇るクラウドベースのSFAです。幅広い機能を備えており、大規模な営業組織にも対応可能です。AIを活用した営業活動の支援機能が特徴的で、営業生産性の向上が期待できます。

ただし、初期導入費用や月額利用料が高額なため、中小企業には負担が大きい場合があります。また、カスタマイズには一定の技術力が必要で、導入にあたっては十分な検討が必要です。

Microsoft Dynamics 365 Sales

Microsoft Dynamics 365 Salesは、MicrosoftのOffice365やOutlookとシームレスに連携できるSFAです。営業担当者にとって使い慣れたインターフェースで操作できるため、導入への抵抗感が少ないのが特徴です。

ただし、カスタマイズの自由度がSalesforceほど高くないため、独自の営業プロセスを持つ企業には不向きな場合があります。また、機能面での追加開発には時間とコストがかかる点にも注意が必要です。

HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hubは、マーケティングオートメーション機能を備えたSFAです。リードの獲得から商談、案件化までの一連のプロセスを一元管理できるため、営業とマーケティングの連携が強化されます。

ただし、営業管理機能はSalesforceほど充実しておらず、大規模な営業組織には物足りない場合があります。また、マーケティング機能を十分に活用するには、別途専任の担当者が必要になる点にも注意が必要です。

Zoho CRM

Zoho CRMは、中小企業向けのシンプルで使いやすいSFAです。必要最低限の機能に絞られているため、導入コストが比較的安価で、操作も直感的に行えます。

ただし、大規模な営業組織には機能面で物足りない場合があります。また、カスタマイズの自由度がやや低く、独自の営業プロセスへの適合には限界がある点にも注意が必要です。

さいごに：SFA活用の成功事例と失敗事例から学ぶ

営業プロセスの可視化と最適化で成果を上げた事例

ある大手製造業のB社では、SFAを導入し、営業プロセスの可視化と最適化に取り組みました。案件ごとの進捗状況や商談の内容を詳細に記録し、分析することで、効果的なアプローチ方法や、成約に至るまでの最適なステップを明らかにしました。

その結果、商談の成約率が20％向上し、営業サイクルが30％短縮されました。営業担当者の行動変容を促し、組織全体の営業力強化につなげることができました。

SFA導入が定着せず、活用されなかった失敗事例

ある中堅IT企業のC社では、SFAを導入したものの、営業現場への定着が進みませんでした。システムが複雑で使いづらいことに加え、十分な教育やフォローアップが行われなかったため、営業担当者がSFAを積極的に活用しない状況に陥ってしまいました。

結果的に、SFAに予算をかけたにも関わらず、営業活動の効率化や売上の向上には結びつきませんでした。SFAの導入だけでなく、運用定着までを見据えた計画的なアプローチが必要だったといえます。

SFA選定・導入のベストプラクティス

SFAの選定と導入を成功させるためには、以下のようなベストプラクティスが参考になります。

• 営業現場の意見を取り入れ、現場に寄り添ったシステムを選ぶ
• 経営層の理解と支援を得て、全社的な推進体制を整える
• 段階的な導入と並行して、十分な教育と運用サポートを行う
• 短期的な成果だけでなく、長期的な活用と継続的な改善を目指す
• 定期的に活用状況を評価し、現場の声を吸い上げて改善につなげる

SFAは、導入すれば自動的に効果が出るものではありません。ツールの特性を理解し、自社の営業スタイルに合わせて柔軟に活用していくことが求められます。失敗事例から学びを得つつ、ベストプラクティスを参考に、自社に最適なSFA活用を目指していきましょう。

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FAQs

Q. SFAとCRMの違いは何ですか？

A.　SFAは営業活動に特化したシステムで、CRMはカスタマーリレーションシップ全般を管理するシステムです。SFAはCRMの一部の機能に相当すると言えます。

Q. SFAの導入にはどのくらいの期間と費用がかかりますか？

A.　導入規模や要件によって異なりますが、通常2〜6ヶ月程度の期間と、数百万円〜数千万円の費用が必要です。クラウドサービスの場合は初期費用が抑えられる一方、長期的な運用コストを見積もる必要があります。

Q. SFAとMAツールの連携方法は？

A. 　APIやデータ連携ツールを用いて、SFAとMAツール間でデータをリアルタイムに同期させる方法が一般的です。リードの獲得状況や見込み客の行動履歴などを双方向に連携させることで、営業とマーケティングの連携を強化できます。

Q. オンプレミス型とクラウド型のSFAはどう選ぶ？

A. オンプレミス型は自社で設備を用意する必要がある一方、カスタマイズの自由度が高いのが特徴です。クラウド型は初期コストが抑えられ、どこからでもアクセスできる利便性がありますが、カスタマイズには制限がある場合があります。セキュリティ面での社内規定によっても選択が左右されます。</p>

Q. SFAを導入する際の社内体制作りのポイントは？

Q. SFAの運用定着のためのチェックポイントは？

A.　SFAの利用率や入力データの品質をこまめにチェックし、現場の声を吸い上げることが重要です。システム面での改善と、運用面での教育・サポートを並行して行い、PDCAサイクルを回していくことが運用定着につながります。

 Q. SFAの乗り換え判断の基準は？

A.　SFAの乗り換え判断は、現行システムの課題や限界が明らかになった時点で検討すべきです。例えば、「機能面で業務要件を満たせなくなった」「カスタマイズや連携に制限があり、業務効率化が進まない」「サポート体制が不十分で、トラブル対応に時間がかかる」などの場合です。新しいSFAへの移行コストと、移行によって得られるメリットを見積もり、慎重に判断することが求められます。