ホームページリニューアルの流れと社内企画書の作り方

ホームページ制作

ホームページを新しく作り直そう、と社内でもちあがったリニューアル企画。しかし、社内にノウハウがないと、何から手をつけてよいのか分からないもの。

この記事では、ホームページリニューアルの制作工程を7つのステップに分けて紹介します。制作フローの全体像を理解して、社内稟議、業者選定、制作のそれぞれを円滑に進めましょう。また、分かりやすい社内企画書を作るためのポイントについても解説します。

ホームページリニューアルの流れ

ホームページリニューアルは以下のような流れで行います。

ステップ1. リニューアルの目標設定
ステップ2. 制作業者への見積り依頼
ステップ3. 予算の設定と社内企画書の作成
ステップ4. 社内プレゼン
ステップ5. 稟議の承認と制作業者の選定
ステップ6. 制作業者との共同作業
ステップ7. リニューアル後に行うこと

それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

ステップ1. リニューアルの目的と目標設定

社員にとっては自社のホームページはどうしても見飽きてしまうものです。ある程度、時間が経ってくると、そろそろリニューアルをしたい気持ちになることもしばしばあります。しかし、「なんとなく古くなってきたから」という感覚的な理由でなく、事業成長につながる客観的要因に根拠を置いた理由付けと目的・目標設定をしましょう

例えば、「ホームページ経由の問い合わせが近年著しく減った」「アクセスが低迷している」「自社のCI(コーポレートアイデンティティ)を刷新した」「ECサイトの売上が減った」「スマートフォンで見づらい」などが理由として挙げられます。

目標設定は、リニューアルの理由に対応したものになるでしょう。アクセスの目標であったり、ホームページ経由の成約率であったり、できる限り期間と数値を明確に設定しましょう。

理由と目的をはっきりとさせることで、制作業者に見積りを依頼するときのオーダー内容の輪郭がはっきりして、制作業者からの提案精度が上がります

参考:【ホームページリニューアル向け】ホームページ現状分析の4つの視点

ステップ2. 制作業者への見積り依頼

相場が分かりにくいホームページリニューアルでは、企画段階で予算を設定することが難しい場合があります。ステップ1. で決めた「何を目的にリニューアルをするのか」「どのような目標のリニューアルなのか」を制作業者に伝えて、見積りと提案を依頼します。

見積りは、最低でも3社には依頼するとよいでしょう。プランニングや制作業者の制作体制によって、制作費用は大きく異なります。提案内容にも、各業者の強みとするところによって、まったく異なったものになります。そのため、担当者が把握できる範囲で、幅広い提案を受けましょう。

ステップ3. 予算の設定と社内企画書の作成

制作業者からおおまかな提案と見積りを受け取ったら、まず費用的に依頼可能な業者に絞り込みます。残った業者のなかから、提案を精査していきます。

この時点で、おおまかな予算枠を設定できると思うので、社内企画書を作成します。社内企画書の作り方については後述します。

ステップ4. 社内プレゼン

社内企画書を作成できたら、プレゼンを行います。ここで大切なのは「分かりやすさ」です。専門用語を並べないように気をつけることと、予算やコンセプトといったデータだけではなく、業者からの提案書で使われているビジュアル素材を活用しましょう。何か分からないものを作る企画に予算の決裁は下りません。無形物の制作になるため、トークだけではなく、ビジュアルは非常に重要です。

ステップ5. 稟議の承認と制作業者の選定

社内稟議が通ったら、制作業者を選定します。決定した予算を候補の制作業者に伝えて、対応が可能かどうか交渉をしましょう。

最終的な選定において大切なのは、制作業者の強みを見極めることです。デザインに強い業者、プランニングに強い業者、マーケティングに強い業者、それぞれです。今回のリニューアルの目的にもっともふさわしい強みを持っている業者にするとよいでしょう。

ステップ6. リニューアル作業

制作業者が決まったら、いよいよ制作過程に入ります。ここからが本当のリニューアル作業となります。

リニューアルのプランニング

「どのようなホームページにしたいのか」「どのようなホームページであれば、目標を達成できるのか」を軸に、制作業者とホームページリニューアルのプランニングを行います。できれば、既存ホームページのアクセスデータなどを制作業者に開示し、既存の人気コンテンツやユーザーの傾向などを分析し、ニーズを深掘りするとよいでしょう。

ホームページ業者は、あなたの会社や業界の専門家ではないので、このニーズの深掘りを共に行うことは重要です。同様に、業界や企業の特徴や文化について、情報を提供することはとても大切です。

原稿や画像素材の支給

既存ホームページの原稿を新しいホームページに再利用するか否かを問わず、社内広報物や会社案内、カタログなどを制作業者に支給します。また、社屋や製品の写真など、提供できる画像素材があれば支給しましょう。ただし、いずれも権利関係には注意が必要です。既存ホームページのコンテンツの著作権が自社に帰属しているか、画像素材も撮影者の許諾なしで使用してよいのか、確認をしておきます。

納品物のチェック

最初に完成するのは、ホームページのデザインです。デザイン案でOKを出すと、続いてコーディングやシステム構築といった実際のホームページを作り上げていくプロセスに入ります。多くの場合、この作業はテストサーバーと呼ばれるテスト環境で行われます。

テストサーバーで完成した新ホームページがデザイン案どおりに仕上がっているか、しっかりとチェックしましょう。問題がなければ、ホームページのデータは本番環境にアップロードされて、公開となります。

ステップ7. リニューアル後に行うこと

これでリニューアルされた新しいホームページが公開されました。大きなプロジェクトが達成されて、ほっと一息つきたいところですが、これで終わりではありません。リニューアルの効果を最大化するために、告知やヒアリングなどを行っていきましょう。

SNSでの告知、取引先への告知、プレスリリースなど

まずは、リニューアルをしたお知らせをSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)で告知します。SNSは自社の製品・サービスのエンドユーザーにも直接情報を届けられ貴重なメディアなので、ぜひ活用しましょう。

取引先には、電子メールや手紙などでお知らせします。さらに広く周知したい場合は、プレスリリースを出すのもよいでしょう。

関係者や社内へのヒアリング

リニューアルのアナウンスが完了したら、少し時間を置いて、関係者や自社の社員にリニューアルされたホームページに対する印象をヒアリングしましょう。社内担当者はすでに制作側の立場であり、客観的な視点を失いがちなので、さまざまな人の意見に耳を傾けることで、新しいホームページの改善点が見えてくるかもしれません。

効果測定と更新

アクセスデータを監視し、問い合わせや売上、成約率などを記録して、リニューアル前とリニューアル後の成果を比較しましょう。効果測定のデータをまとめ、改善点を発見したら、その箇所を改良・更新します。定期的な効果測定と改善は、リニューアル後も継続的に行います。

説得力のあるリニューアル提案書の作り方

ホームページリニューアルの最初の難関は、社内での稟議を通すことです。説得力のあるリニューアル提案書を作るポイントについて解説します。

必須ポイントを押さえる。情報を詰め込みすぎないように

伝えたい情報の的を絞ることは、企画書作成やプレゼンの基本です。ホームリニューアルの企画書において、必須の情報は、次の点です。

  • 現状のホームページが抱える問題点
  • リニューアルのコンセプト
  • プロジェクトの概要
  • 予算
  • 納期とその理由

これらのポイントを押さえて、余計な情報を詰め込まないように簡潔にまとめることが重要です。

次に重視するのは、イメージを喚起できるかどうかという点です。視覚的な情報を伝えるために、可能であれば、制作業者の提案書に掲載されているワイヤーフレームやデザインカンプなどを利用しましょう。おおまかなコンテンツ構成案なども有効です。

専門用語を使わないように

企画書やプレゼンにおいて、専門用語を使うことは極力控えます。用語に精通していない聞き手に対しては意味が伝わらないうえに、悪印象すら与えてしまう場合もあるからです。担当者自身がしっかりと専門用語を理解し、自分の言葉で分かりやすく言い換えられるように準備しましょう。

最後に

ホームページリニューアルを成功させるためには、制作業者に丸ごとまかせるのではなく、社内の担当者が責任者としてプロジェクト進行と意思決定をしていくことが重要です。制作フローの理解を深めて制作会社をうまくマネジメントし、ホームページリニューアルを成功させましょう。また、社内企画書の作成やプレゼンは、担当者自身のプロジェクトへの理解やコミットメントが試される機会でもあります。説得力のある企画書を作成して、スムーズに稟議承認を獲得しましょう!

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