SaaS サブスクリプション管理システム完全ガイド：選び方から導入までを徹底解説

近年、サブスクリプションビジネスが急速に拡大し、多くの企業がこの分野に参入しています。定期的な収益が見込めるサブスクリプションモデルは、安定した収益基盤の構築に有効ですが、その一方で、複雑な契約管理や請求管理など、特有の課題も抱えています。こうした課題を解決し、サブスクリプションビジネスを成功に導くための鍵となるのが、サブスクリプション管理システムです。本記事では、サブスクリプション管理システムの役割と機能、導入のメリット、選定のポイント、導入手順などを詳しく解説します。

サブスクリプション管理システムとは

サブスクリプション管理システムの定義と役割

サブスクリプション管理システムとは、サブスクリプションビジネスにおける顧客管理、請求管理、契約管理などの業務を一元的に管理するためのシステムです。サブスクリプションビジネスでは、定期的な課金や契約更新が発生するため、これらの管理業務は複雑になりがちです。サブスクリプション管理システムは、こうした複雑な管理業務を自動化・効率化することで、業務の生産性向上とコスト削減を実現します。

例えば、あるSaaS企業では、サブスクリプション管理を手作業で行っていたため、請求漏れや入金遅延が多発し、収益機会を逃していました。しかし、サブスクリプション管理システムを導入したことで、請求もれがゼロになり、入金サイクルも大幅に短縮。結果として、年間数千万円規模の売上増加を達成しました。このように、サブスクリプション管理システムは、サブスクリプションビジネスの成長と収益最大化に欠かせない役割を果たしています。

サブスクリプション管理システムの主な機能

顧客管理機能

サブスクリプション管理システムの中核となるのが、顧客管理機能です。この機能では、顧客情報の登録・更新、契約内容の管理、請求情報の管理などを行います。顧客ごとに契約プランや料金、支払い方法などが異なる場合でも、一元的に管理できるため、顧客対応の効率化と正確性の向上が期待できます。

具体的には、以下のような管理業務が可能です。

• 顧客情報の登録・更新：氏名、連絡先、請求先などの基本情報を管理
• 契約内容の管理：契約プラン、契約期間、オプションサービスなどを管理
• 請求情報の管理：請求金額、請求日、入金状況などを管理
• 支払い情報の管理：クレジットカード情報、口座情報などを安全に管理

例えば、ある動画配信サービスでは、ユーザーごとに契約プランが異なり、追加オプションのあるなしでも料金が変わります。こうした複雑な契約形態を、サブスクリプション管理システムなしで管理するのは非常に手間がかかります。しかし、サブスクリプション管理システムを使えば、ユーザーごとの契約内容を簡単に登録・更新でき、請求金額も自動計算されるため、管理コストを大幅に削減できます。

請求管理機能

サブスクリプションビジネスでは、定期的な請求業務が発生します。請求書の発行、入金の確認、未払い顧客へのフォローなど、請求業務は手間がかかるうえ、ミスが発生するリスクもあります。サブスクリプション管理システムの請求管理機能は、こうした請求業務を自動化することで、業務効率の向上と請求漏れの防止を実現します。

以下のような請求管理業務を自動化できます。

• 請求書の発行：定期的に請求書を自動発行
• 入金の確認：入金状況を自動的に確認し、未入金の場合は通知
• 未払い顧客へのフォロー：未払い顧客に対して、リマインドメールを自動送信
• 請求金額の計算：契約プランや利用状況に応じて、請求金額を自動計算
  
  

契約管理機能

サブスクリプションビジネスでは、顧客との契約内容が重要な意味を持ちます。契約期間や解約条件など、契約内容を適切に管理し、更新や解約の手続きをスムーズに行う必要があります。サブスクリプション管理システムの契約管理機能は、こうした契約管理業務の効率化と正確性の向上を支援します。

具体的には、以下のような契約管理業務が行えます。

• 契約内容の登録・更新：契約期間、解約条件などを管理
• 契約の自動更新：契約期間満了時に、自動的に契約を更新
• 解約手続きの管理：解約申請の受付、解約処理、返金手続きなどを管理
• 契約書の電子化：紙の契約書をデジタル化し、検索・閲覧を容易に
  
  

分析・レポーティング機能

サブスクリプションビジネスでは、顧客の利用状況や解約率など、各種指標を分析し、ビジネスの改善に活かすことが重要です。サブスクリプション管理システムの分析・レポーティング機能は、こうした分析業務を支援し、データドリブンな意思決定を可能にします。

以下のような分析・レポーティングが行えます。

• MRR（月次経常収益）の推移：月ごとの課金額の推移を分析
• 解約率の分析：解約率の推移を分析し、解約理由を把握
• 顧客の利用状況分析：顧客ごとの利用頻度や利用時間を分析
• 売上予測レポート：過去のデータをもとに、将来の売上を予測
  
  

サブスクリプションビジネスにおける管理業務の課題

複雑な契約形態と料金体系への対応

サブスクリプションビジネスでは、顧客ごとに契約プランや料金体系が異なるケースが多くあります。例えば、利用人数や利用量に応じた階層型の料金プランを設定したり、基本プランにオプションサービスを組み合わせたりと、契約形態は多岐にわたります。こうした複雑な契約形態や料金体系を、手作業で管理するのは非常に労力がかかります。特に、顧客数が増加するにつれて、管理コストが肥大化し、ビジネスの成長を阻害する要因になりかねません。

実際、ある企業では、サブスクリプションサービスの契約形態が複雑化したため、管理業務が煩雑になり、人員を増やして対応せざるを得なくなりました。しかし、人件費の増加によって、利益率が低下する事態に。サブスクリプション管理システムを導入し、契約管理を自動化したことで、人件費を削減しつつ、管理業務の品質を維持することができました。

請求漏れや手作業によるミスのリスク

サブスクリプションビジネスでは、定期的な請求業務が発生します。請求書の発行や入金の確認など、手作業で行う業務が多いため、請求漏れや計算ミスが発生するリスクがあります。こうしたミスは、収益機会の損失につながるだけでなく、顧客からの信頼を失うことにもなりかねません。

顧客データの一元管理の難しさ

サブスクリプションビジネスでは、顧客情報、契約情報、請求情報など、さまざまなデータを管理する必要があります。しかし、これらのデータを別々のシステムで管理していると、データの不整合が発生したり、データ活用が難しくなったりします。顧客データを一元的に管理し、各部門で共有・活用できる仕組みが求められます。

ある企業では、顧客情報を営業部門のシステムで管理し、契約情報は管理部門の別システムで管理していました。このため、顧客対応に必要な情報を探すのに時間がかかり、顧客満足度の低下を招いていました。サブスクリプション管理システムを導入し、顧客データを一元管理したことで、顧客対応の質とスピードが大幅に向上。顧客満足度の向上と、アップセルやクロスセルの機会創出につながりました。

事業拡大に伴う管理コストの増大

サブスクリプションビジネスが成長し、顧客数が増加するにつれて、管理業務の負荷も増大します。顧客対応、請求処理、入金管理など、手作業で行う業務が増えれば、人件費などの管理コストが増加し、利益率の低下を招く恐れがあります。事業規模に応じて、管理業務を効率化し、コストを最適化することが重要です。

例えば、あるオンライン英会話スクールでは、生徒数の増加に伴い、講師のスケジュール管理や料金の請求業務が煩雑になっていました。そこで、サブスクリプション管理システムを導入し、講師スケジュールの自動調整や、請求業務の自動化を実現。管理コストを削減しつつ、事業規模の拡大に対応できる体制を整えました。

サブスクリプション管理システム導入のメリット

業務効率化と人的コストの削減

サブスクリプション管理システムを導入することで、請求処理や入金管理などの定型業務を自動化できます。これにより、手作業に要していた時間を大幅に削減できるため、人的コストの削減につながります。また、請求漏れや計算ミスなどのヒューマンエラーも防止でき、業務品質の向上も期待できます。

請求 漏れの防止と売上の最大化

サブスクリプションビジネスでは、請求漏れが発生すると、売上の機会損失につながります。サブスクリプション管理システムは、請求漏れを防止し、確実に売上を計上することができます。また、請求処理の自動化により、請求サイクルを短縮化できるため、キャッシュフローの改善にもつながります。

顧客データの一元管理によるインサイトの獲得

サブスクリプション管理システムは、顧客情報、契約情報、請求情報など、あらゆる顧客データを一元的に管理します。これにより、顧客の行動履歴や嗜好性などを分析し、マーケティングや商品開発に活かすことができます。顧客データから得られるインサイトは、ビジネスの意思決定を支援し、競争力の向上につながります。

例えば、あるオンラインフィットネスサービスでは、会員の利用状況データを分析したところ、継続率の高い会員は、毎週決まった曜日に利用していることが分かりました。そこで、継続率の低い会員に対して、毎週決まった曜日に利用するようプッシュ通知を送ったところ、継続率が20%向上しました。顧客データの分析は、サービス改善のヒントを与え、ビジネスの成長に寄与します。

システム連携による業務自動化の実現

サブスクリプション管理システムは、他の業務システムとのAPI連携が可能です。例えば、会計システムや顧客管理システム（CRM）と連携することで、データの自動連携が可能になり、業務の自動化を実現できます。手作業によるデータ入力や、システム間のデータ移行が不要になるため、業務効率の大幅な改善が期待できます。

サブスクリプション管理システムの選定ポイント

自社のビジネスモデルとの適合性

サブスクリプション管理システムは、自社のビジネスモデルや業務フローに適合している必要があります。例えば、複数の料金プランやオプションサービスを提供している場合は、それらを柔軟に管理できるシステムが求められます。また、自社の会計システムやCRMなど、既存のシステムとの連携が必要な場合は、APIの公開状況なども確認しておく必要があります。

選定時は、自社のビジネスモデルや業務フローを整理し、それに適合するシステムを選ぶことが重要です。また、将来的なビジネスの拡大や変化も見据えて、柔軟性や拡張性の高いシステムを選ぶことも大切です。

必要な機能の網羅性と拡張性

サブスクリプション管理システムに必要な機能は、自社のビジネスによって異なります。基本的な機能としては、顧客管理、請求管理、契約管理などがあります。これらの基本機能に加えて、自社に必要な機能が網羅されているかを確認する必要があります。

また、ビジネスの成長に伴って、新たな機能ニーズが出てくる可能性もあります。システムの拡張性やカスタマイズ性も考慮し、将来的なニーズにも対応できるシステムを選ぶことが重要です。

ユーザビリティと導入のしやすさ

サブスクリプション管理システムは、社内の多くの部門が利用するシステムです。そのため、ユーザビリティが高く、導入のしやすいシステムを選ぶことが重要です。直感的に操作できるUIや、分かりやすいマニュアル、充実したサポート体制などは、導入の成功に欠かせません。

また、システムの導入には、一定の時間とコストがかかります。導入期間や初期コストも考慮し、自社の予算や体制に合ったシステムを選ぶ必要があります。クラウド型のシステムは、初期コストが抑えられ、導入も比較的容易なため、中小企業にも適しています。

アフターサポートと継続的なアップデート

サブスクリプション管理システムは、長期的に利用するシステムです。そのため、導入後のアフターサポートや、継続的なアップデートが提供されるかは重要なポイントです。特に、法改正や新しい決済手段への対応など、外部環境の変化に迅速に対応できるシステムが求められます。

選定時は、ベンダーのサポート体制や、アップデートの頻度、ロードマップなどを確認しておくことが重要です。また、ユーザーコミュニティの有無や、他社の利用事例なども参考になります。長期的に安心して利用できるシステムを選ぶことが、ビジネスの安定成長につながります。

おすすめのサブスクリプション管理システム比較

Subsphere（サブスフィア）の特徴と強み

Subsphere（サブスフィア）は、NTTコミュニケーションズが提供するサブスクリプションビジネスの運用を支援するシステムです。NTTグループが培った経験や知見を生かし、顧客のさまざまなニーズに対応できます。

EC・APIで自動化できるサブスクリプション管理システムで、商品や顧客、契約などの管理機能を備えています。また、ECサイト開設機能を搭載しており、事業者と顧客双方の負担を軽減できます。顧客はサービスの申請やプラン変更、解約をマイページ上で行うことができます。

CollaboOneの特徴と強み

CollaboOneは、見込情報の管理から、顧客・受注管理、料金計算、請求、収納代行まで、サブスクビジネス管理に必要な機能をワンストップで提供するクラウド業務管理サービスです。各機能はそれぞれ単体での契約も可能です。

毎月請求金額が変わる従量課金をはじめ、定額、複数購入割引などの料金プランやキャンペーン、日割りなどにも柔軟に対応しています。外部サービスとの連携機能も豊富で、一般的なERPでは対応が難しいさまざまな請求処理を効率化できます。

請求管理ロボの特徴と強み

請求管理ロボは、請求書の発行・送付、入金消込、自動集金の仕組み化、回収率の向上に強みがあります。取引先と請求内容の登録で、毎月自動で請求書の発行・メールまたは郵送による送付が可能です。

細かいスケジュール管理が可能で、毎月・隔月・単発などの請求スケジュールにも対応、前月の繰越金の合算、前受金も反映できます。Salesforceと連携して請求から債権管理まで一括でできる「請求管理ロボfor Salesforce」や、与信審査から催促、回収まで、請求業務を“まるなげ”できる「請求まるなげロボ」もあります。

Stripe Billingの特徴と強み

Stripe Billingは、インターネット向け決済インフラサービスを提供している「Stripe」のサブスク決済向けサービスです。既存のWebサイト、モバイルアプリ、CRM システムにAPIとして組み込んで利用できるので、固定課金から従量課金まで、柔軟な請求ロジックを設定することができます。

またクーポン、無料トライアル、日割り計算、超過料金といった幅広い対応ができるのが特長。主要なデビットカードとクレジットカードで、135種類以上の通貨に対応しています。

楽楽販売の特徴と強み

楽楽販売は、月額・定額課金型ビジネス対応の、クラウド型販売管理システムです。売上計上のタイミングを自由に設定でき、月契約・年契約・半年や3カ月などの多様な条件の設定が可能です。

契約更新の案内を自動送付、代理店ごとの売上管理や定数料計算の自動化といった顧客向けだけでない多方面での管理をリアルタイムに共有できるのも特長です。

サブスクリプション管理システム導入の手順とポイント

自社の要件定義とシステム選定

サブスクリプション管理システムを導入する際は、まず自社の要件を明確にすることが重要です。具体的には、以下のような点を整理します。

• 提供するサービスの内容と料金体系
• 想定する顧客数と、将来的な拡大計画
• 必要な機能と、優先順位
• 連携が必要な既存システム
• 導入予算と、導入スケジュール

これらの要件を整理した上で、複数のシステムを比較検討し、最適なシステムを選定します。選定時は、機能面だけでなく、ベンダーの安定性やサポート体制なども考慮することが重要です。

データ移行とシステム連携の準備

サブスクリプション管理システムを導入する際は、既存の顧客データや契約データを移行する必要があります。データ移行は、手間と時間がかかるプロセスですが、移行後のデータの正確性を担保するために、丁寧に行う必要があります。

また、会計システムやCRMなど、既存のシステムとの連携も重要なポイントです。連携するシステムごとに、必要なデータ項目やフォーマットを確認し、APIやデータ連携ツールを利用して、自動連携の仕組みを構築します。

データ移行やシステム連携は、専門的な知識が必要なため、ベンダーのサポートを受けながら進めることをおすすめします。円滑な移行とシステム連携は、導入後の業務効率に大きく影響します。

運用フローの設計と組織変革

サブスクリプション管理システムの導入は、単なるシステムの入れ替えではありません。業務フローや組織体制の見直しも必要です。特に、従来の売り切り型ビジネスとは異なる、サブスクリプション特有の業務フローを設計する必要があります。

例えば、顧客の契約更新時の対応や、解約防止のための施策など、サブスクリプションならではの業務をどのように行うか、フローを設計します。また、営業、マーケティング、カスタマーサクセスなど、関連部門の役割や連携体制も見直します。

運用フローの設計と組織変革は、システム導入と並行して進める必要があります。導入後の運用をスムーズに行うためには、事前の準備と関係者への周知が欠かせません。

継続的な改善とROIの評価

サブスクリプション管理システムの導入は、ゴールではなく、スタートです。導入後は、システムを活用しながら、継続的に業務改善を図ることが重要です。特に、顧客データや請求データを分析し、サービスの改善や、マーケティング施策の最適化に活かすことが求められます。

また、システム導入の効果を定量的に評価することも重要です。導入前との業務効率の比較や、顧客満足度の変化など、ROI（投資対効果）を評価する指標を設定し、定期的に検証します。

継続的な改善とROIの評価を通じて、サブスクリプション管理システムの導入効果を最大化し、ビジネスの成長につなげることができます。システムの導入は、長期的な視点で取り組むことが重要です。

まとめ: サブスクリプションビジネス成功のカギは適切な管理システムの選択と活用

サブスクリプションビジネスを成功させるためには、適切なサブスクリプション管理システムの選択と活用が不可欠です。本記事では、サブスクリプション管理システムの役割と機能、導入のメリット、選定のポイント、導入手順などを詳しく解説しました。

サブスクリプション管理システムは、複雑な契約管理や請求管理を自動化し、業務効率を大幅に改善します。また、顧客データの一元管理やシステム連携により、ビジネスの可視化と最適化を支援します。サブスクリプションビジネスの成長には、こうしたシステムの力が欠かせません。

システム選定では、自社のビジネスモデルとの適合性や、機能の網羅性、拡張性などを重視することが大切です。また、導入後の運用フローの設計や、継続的な改善も忘れてはいけません。サブスクリプション管理システムは、導入がゴールではなく、活用し続けることで価値を生み出すものだからです。

サブスクリプションビジネスに取り組む企業は、ぜひ本記事を参考に、自社に最適なサブスクリプション管理システムを選択し、導入・活用してください。適切なシステムの力を借りることで、ビジネスの成長と成功を加速させることができます。

B2Bマーケティング支援企業のイノーバでは、長年のB2Bマーケティング支援の経験と、SaaS領域での豊富な知見を活かし、最適なサブスクリプション管理システムの選定とスムーズな導入をサポートします。サブスクリプションビジネスの成功を目指す企業は、ぜひイノーバにご相談ください。

FAQ

サブスクリプション管理システムとCRMの違いは？

CRMは顧客との関係性を管理するシステムで、サブスクリプション管理システムは主に契約や請求、決済の管理に特化したシステムです。ただし、両者の機能は重複することもあるため、目的に合わせて適切なシステムを選ぶ必要があります。

サブスクリプション管理システムの平均的な導入コストは？

導入コストはシステムの機能や規模によって異なりますが、中小企業向けのクラウド型システムの場合、初期費用で数十万円～100万円程度、月額利用料で数万円～数十万円程度が目安です。

サブスクリプション管理システムの導入に失敗するケースと対策は？

要件定義が不十分なまま導入し、システムと業務がマッチしないケースや、データ移行やシステム連携がうまくいかないケースなどがあります。失敗を防ぐには、入念な要件定義とベンダー選定、綿密な導入計画が重要です。

自社開発のサブスクリプション管理システムのメリット・デメリットは？

自社開発のメリットは、自社の業務に完全にフィットしたシステムを作れる点です。デメリットは、開発コストと時間がかかる点や、機能の拡張や変更に柔軟性がない点などです。自社の要件とリソースを考慮して、適切な選択をする必要があります。

サブスクリプション解約率を下げるためのコツは？

解約理由を詳しく分析し、顧客の課題解決や満足度向上につなげることが重要です。例えば、オンボーディングの改善、コミュニケーションの強化、プロダクトの改善などが解約率低減に効果的です。

サブスクリプション管理システムとERPシステムの違いは？

ERPシステムは企業の基幹業務全般を統合的に管理するシステムで、サブスクリプション管理システムはその一部の機能に特化したシステムといえます。ただし、サブスクリプションビジネス特有の機能や柔軟性の面では、専用のシステムが適しているケースが多いです。

サブスクリプション管理システムのセキュリティ対策として必要なことは？

顧客情報や決済情報を扱うため、強固なセキュリティ対策が求められます。データの暗号化、アクセス制御、脆弱性の定期的なチェックなどを徹底し、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑える必要があります。

サブスクリプション管理システムを導入する際の社内の合意形成のコツは？

導入の目的と効果を明確にし、関連部門のメンバーを巻き込んで、課題や要件を共有することが重要です。また、トップダウンの意思決定だけでなく、現場の意見を取り入れながら、合意形成を進めることが導入の成功につながります。