SFAの導入方法とは?失敗しないためのチェックポイントを徹底解説

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SFA(Sales Force Automation|営業支援システム)を導入することで、顧客のリスト化はもちろん、顧客の属性、ランク分け、商談の進行状況など、営業活動が見える化されることで、売上の向上や業務効率化を実現することができます。しかし、SFAには多数の製品がリリースされており、その機能や価格は様々です。自社課題に合っていない製品を選んでしまうと、営業活動のパフォーマンスを高めることができないばかりか、費用だけ発生してほとんど使われていないケースもあります。SFAで成果を上げることができた企業とそうでない企業との差は、導入の段階で自社の課題を解決できるSFAなのかどうかをしっかり検討しているかです。ここでは、SFAの導入に失敗して後悔しないためのチェックポイントを解説していきます。

導入の目的を明確にすることが最も大切なポイント

SFAの導入における失敗の大半は、導入時点で目的を明確にしていないことにあります。見込み客への提案状況を可視化して共有したかったのに機能が充実していなかった、機能の一部しか利用しておらず無駄に高い費用が発生している、など、事前に導入目的を明確にしなかったために発生した失敗事例は数多くあります。自社の現状を把握して適切な課題を設定し、それを解決できる製品を導入することが失敗しないための最も大切なポイントといえます。

SFAで解決できる営業課題とは?

SFAは営業パフォーマンスを向上させるための有効なツールですが、活用方法を間違えると期待した成果をあげることはできません。ただ導入すれば売上が上がるというのではなく、自社の課題を解決するためのツールとして活用し、導入することそのものが目的にならないように注意する必要があります。

では、SFAはどのような営業課題を解決できるツールなのでしょうか。SFAでできることを知り、自社の課題解決にマッチするかを検討しましょう。

  • 顧客の情報を一元管理できる

会社名、住所、氏名、役職、ランク(見込み客の購入可能性)など、顧客の属性を一元管理できます。SFAの基本となる機能です。「顧客リストならエクセルで十分」という人もいるかもしれませんが、エクセルでは顧客リストの量が増えるほど入力にかかる時間が膨大になってしまいます。また、営業担当者が個々にリストを作成していると、マネージャーは各営業部員がどんな顧客を抱えているかを個別に把握しないといけないため時間を浪費してしまいます。どのような顧客を抱えており、誰が担当しているかを正確にリスト化して共有することは営業活動の基本です。顧客リストが整理されていない、量が増えてエクセルに限界を感じている、といった課題があればSFAを検討していくべきでしょう。

  • 営業活動の進捗を可視化する

SFAであれば、見込み客へのアプローチが現在どの段階にあるのかを把握しやすくなります。まだ商談前である場合と、クロージングを仕掛けていく段階ではとるべきアクションが異なります。しかし、営業段階が可視化されていないと、マネージャーは段階に応じた効果的な指示をだすことができません。担当者個人が各顧客の営業段階を正確に把握して適切なアプローチがとれていればよいですが、組織として営業力を高めていきたければ個人任せは厳禁です。営業段階を可視化して共有し、アプローチの最適化を図ることでパフォーマンスが向上します。営業活動が個人任せになっている、行動量は多いのに一向に成果が上がらない、受注率が低迷している、という課題のある企業様にSFAは向いているでしょう。

  • 営業ノウハウを共有化する

営業力を高めていくには営業部員の教育が欠かせません。教育は集合研修やOJTだけでなく、ノウハウの共有も必要になります。SFAで営業活動を一元管理することで、トップ営業部員がどのような営業活動をしているのか、どのような資料を活用しているのか等を共有することができます。トップ営業部員のノウハウを他の部員にも浸透させることで、組織全体の営業力が高まります。営業部員によって能力の差が大きいときにもSFAは有効といえるでしょう。

導入ステップをしっかり踏んでいこう

SFAを導入して後悔しないためには、正しく導入のステップを踏んでいくことが大切です。先述した目的の明確化から製品の比較、運用まで、一つ一つのステップでチェックすべき項目が多くあるので、事前に明確な導入ステップを設計しておかないと、ズルズルと検討に時間がかかってしまうことになりかねません。おすすめする導入のステップを解説していきます。

  • 目的の確認

先述したように、まず目的を明確にすることが第一ステップになります。売上向上という共通の目的に対して、自分たちの組織には何が欠けているかを明らかにしましょう。営業マネージャーや経営者へのインタビュー、現場の声のヒアリングを通して課題を明らかにしていきます。複数の課題が抽出された場合も優先順位をつけるようにしましょう。何が最も大きな課題かを明確にできれば、その後の製品選択もしやすくなります。

  • 要件定義

目的をもとに自社に必要なSFAの機能は何かを定義します。顧客の数が膨大であればそれをカバーできる製品が必要ですし、営業が個人商店化していて活動の見える化を優先するなら、各担当者の活動をわかりやすく可視化できる製品を選ぶことになります。

  • 製品の比較

要件が定義できたら、いよいよ製品の比較に入ります。SFAには多数の製品がリリースされています。必ず複数の製品を比較するようにしましょう。比較のポイントとなるのは、「求める機能が備わっているか」、「使い勝手は良いか」、「コストパフォーマンスは優れているか」になります。

  • パートナーの決定

SFAは導入面はもちろん、その後の運用面においてもパートナーとのコミュニケーションが重要となります。自社の状況に応じた導入への段取りの設計や実際に運用をはじめてからわかる不明点等が発生するからです。そのため、ベンダーのサポート体制を必ずチェックするようにしましょう。ベンダーがしっかりとサポートしてくれるかどうかで導入や運用フェーズの負担が大きく異なります。しかし、現状ではSFAベンダーは顧客サポートが充実していない企業が多いのが実情です。その場合は、SFAのコンサルタントに依頼をしましょう。自分たちだけで導入・運用を進めて時間がかかってしまうより、コンサルタントを活用してスピーディーに進めたほうが成果を出すのを早めることができます。

  • 導入・運用

導入にはクラウド型のように比較的簡易に始められるものもあれば、オンプレミス型のように必要なサーバーの用意やソフトウェアのインストールが必要なものもあります。導入にかかる手順は事前にしっかり確認するようにしましょう。また、この段階で改めて、関係者にSFAを導入する意図を十分に説明して運用後の「こんなはずじゃなかった」を回避するようにしましょう。

SFAは導入したらすぐに運用を開始するというのは稀です。操作方法を現場に説明した上で進めていくようにしましょう。

経営者、営業マネージャー、営業スタッフの理解を得る

SFAは営業という経営の要となる機能を変革していくものになります。そのため、現場のスタッフだけでなく、営業マネージャーや経営者に至るまで、事前に了解を得ておくことが重要です。

階層によってSFAに求める役割は異なります。現場の使い勝手のことだけで選んでしまうとマネジメント面で不満が残る結果となってしまいますし、反対に、管理者の声だけで選ぶと現場が使いにくくて活用されないという結果になりかねません。失敗原因の大半を占める「求めていたものと違う」は、階層によって異なる要望を事前に汲んでいなかったことにあることが多いようです。

導入方法をしっかり設計しておけば稟議も通りやすくなる

SFAの導入で失敗しないためには、経営者、営業マネージャー、現場のスタッフの意見を考慮しながら、まず目的を明確にし、それから正しくステップを踏んで意思決定をしていくことが重要であると解説しました。このように、導入方法をしっかり設計しておくことで、検討に無駄な時間がかからず、稟議も通りやすくなります。