質の高い営業リストの作り方とは？効果的な活用のコツも伝授！

営業活動において、営業リストは欠かせないツールの一つです。営業リストは、営業担当者が効率的かつ効果的に顧客にアプローチするための重要な情報源となります。質の高い営業リストを作成し、適切に活用することで、営業活動の生産性を向上させ、売上アップにつなげることができるでしょう。

しかし、営業リストの作成や活用方法には、さまざまなコツやポイントがあります。「どのような情報を収集すべきか」「どのようにリストを管理すべきか」「リストを使って効果的にアプローチするには」など、営業リストに関する疑問や悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、営業リストの基本的な概念から、作成のポイント、活用方法まで、幅広く解説します。

営業リストとは？その重要性と活用方法

営業リストの定義と役割

営業リストとは、営業活動において重要な役割を果たすツールの一つです。それは、営業担当者が潜在顧客や見込み客の情報を収集し、整理したものを指します。営業リストには、企業名、連絡先、意思決定者の役職、過去の取引履歴などの情報が含まれます。

営業リストの主な役割は、営業活動の効率化と最適化です。営業担当者は、営業リストを活用することで、どの顧客にアプローチすべきか、どのようなニーズや課題を抱えているかを把握することができます。これにより、的確なアプローチが可能となり、営業活動の生産性が向上します。

営業リストを活用するメリット

営業効率の向上

営業リストを活用することで、営業活動の効率が大幅に向上します。無駄なアプローチを削減し、成約率の高い見込み客に集中的に営業活動を行うことが可能となります。

顧客管理の最適化

営業リストは、顧客管理の最適化にも役立ちます。営業リストに顧客情報を集約することで、各顧客の状況を一目で把握することができます。例えば、ある顧客に対して過去にどのような提案を行ったのか、どの段階で商談が中断したのかなどの情報を管理することができます。これにより、適切なタイミングでのフォローアップや、パーソナライズされたアプローチが可能となります。

チーム内での情報共有

営業リストは、チーム内での情報共有にも効果的です。例えば、営業リストをクラウド上で管理することで、チームメンバー全員がリアルタイムで顧客情報を共有することができます。これにより、営業担当者間での連携がスムーズになり、顧客対応の質が向上します。また、営業リストを活用することで、営業活動の進捗状況を可視化することができ、マネージャーによる適切な指導やサポートが可能となります。

営業リスト作成の手順とポイント

ターゲット顧客の明確化

理想の顧客像の設定

営業リストを作成する際には、まず理想的な顧客像を設定することが重要です。理想の顧客像とは、自社の製品やサービスを購入する可能性が高く、かつ自社にとって価値のある顧客像を指します。理想の顧客像を明確にすることで、営業活動の方向性が定まり、効果的なアプローチが可能となります。

理想の顧客像を設定する際には、以下のような情報を整理します。

• 業種や業態
• 企業規模（従業員数、売上高など）
• 地域
• 抱えている課題やニーズ
• 購買プロセス
• 意思決定者の特徴

例えば、クラウドERPを提供している企業の場合、以下のような理想顧客像を設定することができます。

• 業種：製造業
• 企業規模：従業員数100名以上、売上高10億円以上
• 地域：首都圏、中部、関西
• 課題：業務効率化、コスト削減、リモートワークへの対応
• 購買プロセス：情報システム部門が主導し、経営層が最終決定
• 意思決定者の特徴：ITリテラシーが高い、業務効率化に積極的

市場セグメンテーション

理想の顧客像を設定したら、次は市場セグメンテーションを行います。市場セグメンテーションとは、市場を細分化し、各セグメントの特徴やニーズを明確にすることです。これにより、セグメントごとに最適なアプローチ方法を策定することができます。

市場セグメンテーションの方法には、以下のようなものがあります。

• 地理的セグメンテーション（地域、都市規模など）
• 人口統計的セグメンテーション（業種、企業規模など）
• 心理的セグメンテーション（ニーズ、価値観など）
• 行動的セグメンテーション（購買行動、ロイヤルティなど）

情報収集方法

社内データの活用（既存顧客、過去の取引など）

営業リストを作成する際には、まず社内にある情報を活用することが重要です。特に、既存顧客や過去の取引先に関する情報は貴重な資産となります。

例えば、過去に自社製品を導入したことのある企業は、新製品や関連サービスに関心を持つ可能性が高いでしょう。また、既存顧客との取引履歴を分析することで、各顧客のニーズや購買行動を把握することができます。

社内データを活用する際には、営業部門だけでなく、マーケティング部門やカスタマーサポート部門とも連携することが重要です。各部門が保有する情報を集約し、統合的に管理することで、より完全な顧客像を描くことができます。

外部データの収集（業界リスト、企業データベースなど）

社内データだけでは不足する情報を補うために、外部データを活用することも重要です。外部データには、業界団体が提供するリストや、企業データベースなどがあります。

例えば、ある業界に特化した営業活動を行う場合、その業界の企業リストを入手することで、効率的に営業リストを作成することができます。また、企業データベースを活用することで、各企業の財務情報や業績、ニュースなどの情報を収集することができます。

外部データを収集する際には、情報の鮮度や正確性に注意が必要です。古い情報や誤った情報を使用してしまうと、営業活動の効果が下がってしまう恐れがあります。信頼できるデータソースを選択し、定期的に情報を更新することが大切です。

営業リストに必要な項目と情報

企業情報（会社名、所在地、業種、規模など）

営業リストには、まず各企業の基本情報が必要です。具体的には、以下のような情報を収集します。

• 会社名
• 所在地（本社および支店、営業所など）
• 業種
• 事業内容
• 企業規模（従業員数、売上高など）
• 設立年月日
• 資本金
• 上場区分

これらの情報を集めることで、各企業の概要を把握することができます。また、自社の製品やサービスとの適合性を判断する材料にもなります。

意思決定者情報（役職、連絡先など）

営業活動を行う上で、意思決定者の情報は非常に重要です。意思決定者とは、製品やサービスの導入を決定する立場にある人物のことです。

意思決定者の情報としては、以下のようなものが挙げられます。

• 氏名
• 役職
• 連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
• 意思決定権限
• 過去の購買履歴

意思決定者の情報を収集することで、効果的なアプローチが可能となります。例えば、過去に自社製品を導入したことのある意思決定者に対しては、満足度や追加ニーズをヒアリングすることで、追加提案や他社への横展開につなげることができます。

ニーズや課題の推測

営業リストでは、各企業のニーズや課題を推測することも重要です。ニーズや課題を把握することで、自社の製品やサービスがどのように貢献できるかを明確にすることができます。

ニーズや課題を推測する際には、以下のような情報を参考にします。

• 業界動向
• 競合他社の動向
• 各企業の財務状況
• 各企業の経営課題
• 各企業の IT 投資状況

例えば、ある企業が業績不振に陥っている場合、コスト削減や業務効率化のニーズがあると推測できます。また、業界全体でDXが進んでいる場合、デジタル化への対応が課題となっている可能性があります。このような推測を行うことで、提案内容を最適化することができます。

データのクレンジングと整理

重複データの削除

営業リストを作成する際には、データのクレンジング（洗浄）が重要です。特に、重複データの削除は必須の作業と言えます。

例えば、同一企業の情報が複数のデータソースから収集された場合、営業リスト内で重複が発生します。重複データを放置しておくと、営業活動の効率が下がるだけでなく、顧客に対して同じ提案を複数回行ってしまうなどの問題が発生します。

重複データを削除する際には、以下のような手順で行います。

1. キー項目の設定（会社名、電話番号など）
2. キー項目に基づいた重複データの特定
3. 重複データの削除（または統合）

手作業で重複データを削除するのは大変な作業ですが、ExcelやGoogleスプレッドシートの機能を使えば、比較的簡単に行うことができます。

不要データの除外

営業リストには、不要なデータが含まれていることがあります。例えば、既に倒産した企業や、自社の製品・サービスとは無関係な業種の企業などです。これらの不要データを除外することで、営業リストの品質を高めることができます。

不要データを除外する際には、以下のような基準を設定します。

• 倒産、廃業した企業の除外
• 自社の製品・サービスと無関係な業種の除外
• 過去の取引履歴がある企業の優先度付け
• ブラックリストに登録された企業の除外

これらの基準に基づいて、対象外の企業をリストから削除していきます。除外作業は手作業で行う必要がありますが、営業リストの質を大きく向上させることができます。

データの標準化と整形

営業リストのデータは、収集元によってフォーマットが異なることがあります。例えば、企業名の表記が「株式会社」だったり「（株）」だったりする場合があります。このようなデータを統一することを、データの標準化と呼びます。

データの標準化を行うことで、以下のようなメリットがあります。

• データの検索性が向上する
• データ分析の精度が上がる
• 営業活動の効率が向上する

データの標準化は、ExcelやGoogleスプレッドシートの関数を使って行うことができます。例えば、企業名の表記を統一する場合、以下のような手順で行います。

1. 企業名の列に「株式会社」「（株）」などのバリエーションがあるかを確認する
2. SUBSTITUTE関数を使って、「（株）」を「株式会社」に置換する
3. 企業名の表記が統一されたことを確認する

このように、データの標準化を行うことで、営業リストの品質を高めることができます。

営業リスト作成に役立つツールとサービス

Excelを活用した営業リストの作成

テンプレートの活用

Excelは、営業リストの作成に最適なツールの一つです。特に、テンプレートを活用することで、効率的に営業リストを作成することができます。

Excelのテンプレートは、以下のようなメリットがあります。

• 必要な項目が予め設定されている
• 書式が統一されている
• 数式やマクロが組み込まれている

例えば、営業リストのテンプレートには、企業名、所在地、連絡先、担当者名などの項目が予め設定されています。これらの項目に情報を入力していくだけで、営業リストを作成することができます。

また、テンプレートには、データの入力を効率化するための数式やマクロが組み込まれていることがあります。例えば、郵便番号から住所を自動入力する数式や、重複データを自動的に削除するマクロなどです。これらを活用することで、営業リストの作成にかかる時間を大幅に短縮することができます。

関数とマクロの使い方

Excelの関数とマクロを使いこなすことで、営業リストの作成をさらに効率化することができます。

例えば、以下のような関数やマクロが役立ちます。

• VLOOKUP関数：別のシートやブックのデータを参照する
• IF関数：条件に応じて異なる値を返す
• COUNTIF関数：条件に一致するデータの数を数える
• 重複データを削除するマクロ
• データを標準化するマクロ

これらの関数やマクロを使いこなすには、Excelの知識が必要です。しかし、一度使い方を覚えてしまえば、営業リストの作成が格段に楽になります。

例えば、VLOOKUP関数を使えば、顧客管理システムから顧客情報を抽出し、営業リストに反映させることができます。また、IF関数を使えば、顧客の業種に応じて、アプローチ方法を自動的に分類することができます。

マクロを使えば、複雑な処理を自動化することができます。例えば、重複データの削除や、データの標準化などは、マクロを使って一括処理することができます。これにより、手作業で行うよりも、はるかに効率的に営業リストを作成することができます。

CRMやSFAによる営業リスト管理

CRMを用いた営業リスト管理のメリット

CRM（顧客関係管理）システムを使うことで、営業リストの管理を効率化することができます。CRMを用いることで、以下のようなメリットがあります。

• 顧客情報を一元管理できる
• 営業活動の進捗状況を可視化できる
• コミュニケーション履歴を記録できる
• データ分析による顧客理解が深まる

例えば、CRMを使えば、営業リストに登録された顧客情報を一元管理することができます。顧客情報には、企業の基本情報だけでなく、過去の取引履歴やコミュニケーション履歴なども含まれます。これらの情報を集約することで、営業担当者は顧客の全体像を把握することができます。

また、CRMを使えば、営業活動の進捗状況を可視化することができます。例えば、商談の進捗状況をステージ別に管理することで、どの案件に注力すべきかを判断することができます。また、営業担当者ごとの活動状況を可視化することで、適切な指導やサポートを行うことができます。

SFAによる営業プロセスの最適化

SFA（営業支援システム）を使うことで、営業プロセスを最適化することができます。SFAには、以下のような機能があります。

• リードの管理
• 商談の管理
• 営業活動の自動化
• パイプラインの可視化

例えば、SFAを使えば、リードの管理を効率化することができます。Webフォームから取得したリードを自動的にSFAに登録し、スコアリングやナーチャリングを行うことで、効率的に見込み客を獲得することができます。

また、SFAを使えば、商談の管理を最適化することができます。商談の進捗状況を可視化し、適切なアクションを提示することで、成約率を高めることができます。さらに、過去の商談データを分析することで、効果的なアプローチ方法を見出すこともできます。

SFAによる営業の自動化も注目すべき点です。例えば、特定の条件を満たした顧客に対して、自動的にメールを送信することができます。また、営業担当者のスケジュールを自動的に調整し、効率的に訪問や商談を行うことができます。

営業リスト作成サービスの活用

営業リスト作成に役立つサービスには、以下のようなものがあります。

• リードジェネレーションサービス：ターゲットに合わせたリードを提供してくれる
• データプロバイダー：大量の企業情報を提供し、業種や規模などで絞り込むことができる
• 営業リスト作成代行サービス：営業リストの作成を丸ごとアウトソーシングできる

これらのサービスを活用することで、自社で一から営業リストを作成する手間を省くことができます。また、専門性の高いリストを入手することができるため、営業活動の効果を高めることができます。

ただし、サービスを選ぶ際は、以下のような点に注意が必要です。

• 提供されるデータの質と鮮度
• 料金体系とコストパフォーマンス
• サポート体制とアフターフォロー
• 自社のニーズとの適合性

自社のニーズに合ったサービスを選択し、適切に活用することが重要です。また、外部サービスを利用する場合でも、定期的にデータを更新し、自社の営業活動に合わせてカスタマイズしていくことが求められます。

営業リストを活用する際の注意点とコツ

営業リストのメンテナンスと更新

定期的な情報更新の重要性

営業リストは作成したら終わりではありません。定期的に情報を更新し、メンテナンスを行うことが重要です。

企業情報は常に変化しています。例えば、以下のような変更があります。

• 企業の住所や連絡先の変更
• 企業の合併や買収
• 意思決定者の交代
• 企業のニーズや課題の変化

これらの変更を適切に反映しないと、営業活動の効果が下がってしまいます。例えば、連絡先が古いままだと、アプローチがうまくいかない可能性があります。また、企業のニーズや課題が変化しているのに、古い情報に基づいて提案していては、顧客のニーズにマッチしません。

営業リストの情報を最新に保つためには、定期的に情報を収集し、更新作業を行う必要があります。具体的には、以下のような方法が挙げられます。

• 定期的に企業のWebサイトをチェックする
• ニュースや業界紙をチェックする
• 顧客との商談の中で情報を収集する
• データプロバイダーから最新情報を購入する

情報更新の頻度は、業界や企業によって異なりますが、少なくとも年に1回は行うことが望ましいでしょう。

変更点の追跡と反映

営業リストの情報が変更された場合、その変更点を追跡し、確実に反映することが重要です。変更点の追跡と反映は、以下のような手順で行います。

1. 変更点の特定
   • 新しい情報と古い情報を比較し、変更点を特定する
   • 変更点には、企業の基本情報、意思決定者、ニーズなどが含まれる
2. 変更点の検証
   • 変更点が正しいかどうかを検証する
   • 複数のソースから情報を収集し、変更点の正確性を確認する
3. 営業リストへの反映
   • 変更点を営業リストに反映する
   • 変更履歴を記録し、いつ、どのような変更が行われたかを明確にする
4. 関係者への共有
   • 変更点を営業担当者や関係部署に共有する
   • 変更点に基づいて、営業戦略の見直しを行う

変更点の追跡と反映を確実に行うためには、営業リストの管理体制を整備することが重要です。例えば、営業リストの管理責任者を設置し、定期的な更新作業を行うルールを設けることが考えられます。また、変更履歴を記録することで、トラブルが発生した際に原因を特定しやすくなります。

営業リストを用いたアプローチ方法

セグメント別のアプローチ戦略

営業リストを活用する際は、セグメント別のアプローチ戦略を立てることが重要です。セグメントとは、顧客を特定の基準で分類したグループのことです。

セグメントの基準には、以下のようなものがあります。

• 業種や業態
• 企業規模
• 地域
• ニーズや課題
• 購買行動

セグメント別にアプローチ戦略を立てることで、以下のようなメリットがあります。

• 顧客のニーズにマッチしたアプローチができる
• リソースを適切に配分できる
• 営業活動の効果を測定しやすくなる

例えば、ITソリューションを提供する企業の場合、以下のようなセグメント別のアプローチ戦略が考えられます。

• 製造業：工場の自動化や業務効率化のためのソリューションを提案する
• 小売業：販売管理システムやPOSシステムの導入を提案する
• 大企業：基幹システムの刷新や、クラウド化を提案する
• 中小企業：コストを抑えつつ、業務効率化を実現するソリューションを提案する

セグメント別のアプローチ戦略を立てる際は、営業リストのデータを活用することが重要です。例えば、営業リストから、各セグメントの企業数や売上規模などを把握することができます。これらのデータを基に、リソースの配分や目標設定を行うことができます。

パーソナライズされたコミュニケーション

営業リストを活用する際は、パーソナライズされたコミュニケーションを心がけることが重要です。パーソナライズされたコミュニケーションとは、顧客一人ひとりに合わせた、きめ細やかなコミュニケーションのことです。

パーソナライズされたコミュニケーションを行うためには、以下のようなポイントに注意しましょう。

• 顧客の名前を正確に把握する
• 顧客の業務内容や課題を理解する
• 過去のコミュニケーション履歴を確認する
• 顧客の好みや興味関心を把握する

例えば、メールでのアプローチの場合、以下のようなパーソナライズが考えられます。

• 件名に顧客の名前を入れる
• 本文中で、顧客の業務内容に触れる
• 過去の商談内容に言及する
• 顧客の興味関心に合わせたコンテンツを紹介する

パーソナライズされたコミュニケーションを行うことで、以下のようなメリットがあります。

• 顧客との信頼関係が構築される
• 顧客のエンゲージメントが高まる
• 商談の成約率が上がる

パーソナライズされたコミュニケーションを行うためには、営業リストに詳細な顧客情報を登録しておくことが重要です。また、コミュニケーション履歴を逐一記録し、次回のアプローチに活かすことが大切です。

営業リストの効果測定とKPI設定

コンバージョン率の追跡

営業リストを活用する際は、コンバージョン率を追跡することが重要です。コンバージョン率とは、営業活動の成果を測る指標の一つで、アプローチした顧客のうち、商談や成約に至った割合のことです。

コンバージョン率を追跡することで、以下のようなメリットがあります。

• 営業活動の効果を定量的に把握できる
• 改善すべきポイントが明確になる
• 営業戦略の見直しに役立つ

コンバージョン率を追跡するためには、以下のような方法があります。

• 営業リストと商談管理システムを連携させる
• 営業リストに、商談の進捗状況を記録する
• 定期的にコンバージョン率を集計し、分析する

コンバージョン率を追跡する際は、セグメント別に集計することも重要です。セグメント別にコンバージョン率を把握することで、どのセグメントに注力すべきかが明確になります。また、セグメント別の課題や改善点も見えてくるでしょう。

ROIの計算方法

営業リストを活用する際は、ROI（投資収益率）を計算することも重要です。ROIとは、投資に対する利益の割合のことで、以下の計算式で求められます。

ROI = (利益 - 投資) ÷ 投資 × 100

営業リストの場合、投資には以下のようなコストが含まれます。

• 営業リストの作成コスト
• 営業リストの購入コスト
• 営業リストのメンテナンスコスト
• 営業活動のコスト（人件費、交通費など）

一方、利益には以下のような項目が含まれます。

• 営業リストを活用して獲得した売上
• 営業リストを活用して節約できたコスト（営業効率の向上による人件費の削減など）

ROIを計算することで、以下のようなメリットがあります。

• 営業リストへの投資対効果を定量的に把握できる
• 予算配分の意思決定に役立つ
• 営業戦略の見直しに役立つ

ROIを計算する際は、長期的な視点を持つことが重要です。営業リストを活用した効果は、すぐに現れるとは限りません。継続的に営業リストを活用し、長期的にROIを追跡することが大切です。

まとめ：営業リストで営業力強化とビジネス成長を

営業リストは、営業活動に欠かせないツールです。営業リストを効果的に活用することで、営業効率を高め、売上を増加させることができます。

営業リストを作成する際は、自社の営業戦略に合わせて、必要な情報を収集することが重要です。また、営業リストのメンテナンスを怠らず、常に最新の情報を保つことが大切です。

営業リストを活用する際は、セグメント別のアプローチ戦略を立て、パーソナライズされたコミュニケーションを心がけましょう。また、コンバージョン率やROIを追跡し、営業活動の効果を定量的に把握することも重要です。

営業リストは、単なるツールではありません。営業リストを通じて、顧客との関係を構築し、ビジネスを成長させていくことができるのです。

本記事では、営業リストの作成から活用までを網羅的に解説しました。是非、本記事の内容を参考にして、営業リストを活用した営業活動にお役立てください。

イノーバでは、コンテンツマーケティングやB2Bマーケティング、B2Bサイト制作などを通じて、お客様のビジネス成長をサポートしています。営業リストの作成や活用でお悩みの方は、ぜひ一度弊社にご相談ください。豊富な知見とノウハウを活かし、お客様の営業活動を支援させていただきます。

FAQ

• 営業リストの法的な取り扱いについて知りたい

  営業リストの取り扱いには、個人情報保護法などの法規制が適用される場合があります。個人情報を含む営業リストを作成・利用する際は、適切な同意の取得や管理が必要です。詳しくは専門家に相談しましょう。

• 営業リストの購入は違法？

  営業リストの購入自体は違法ではありませんが、リストの入手経路や利用方法によっては法律に抵触する可能性があります。適切なリスト提供者から購入し、適切な方法で利用することが重要です。

• 営業リストの共有はどこまで許される？

  営業リストの社内共有は、業務上必要な範囲で行うべきです。社外への提供は、顧客との契約内容や個人情報保護法などに抵触しないよう注意が必要です。

• 海外の企業を営業リストに入れるときの注意点は？

  海外企業を営業リストに含める場合、現地の法規制に注意しましょう。個人情報の取り扱いやスパム規制など、国によってルールが異なります。また、文化的な違いにも配慮が必要です。

• 営業リストの作成を外注するメリット・デメリットとは？

  メリットは、専門性の高いリストが作成できる点です。一方、デメリットは、コストがかかる点や、機密情報の取り扱いに注意が必要な点です。外注する場合は、信頼できる業者を選ぶことが大切です。

• 無料の営業リスト作成ツールでも十分？

  無料ツールでも、ある程度の営業リストは作成できます。ただし、データの鮮度や正確性、機能面での制限があるため、本格的な営業活動には有料ツールの方が適しています。

• 営業リストを使ったメールアプローチのコツは？

  メールアプローチでは、顧客の属性に合わせたメッセージを送ることが大切です。リストを活用してセグメンテーションを行い、パーソナライズされたメールを送りましょう。また、開封率や返信率を測定し、アプローチ方法を改善します。

• 営業リストを使ったSNSアプローチのコツは？

  SNSアプローチでは、顧客のアカウント情報をリストに追加しておくと効果的です。顧客の投稿内容やプロフィールから、ニーズや関心事を把握しましょう。また、SNS上でのコミュニケーションは、リアルタイムかつ双方向なので、適切なタイミングで行動することが重要です。

• BtoBとBtoCで営業リストの作り方の違いとは？

  BtoBの営業リストでは、企業の意思決定プロセスや組織構造を意識する必要があります。一方、BtoCの営業リストでは、個人の属性や嗜好に焦点を当てます。アプローチ方法も、BtoBは長期的な関係構築、BtoCは短期的な購買行動の喚起と異なります。

• 新規顧客開拓と既存顧客フォローで営業リストの使い方は異なる？

  新規顧客開拓では、潜在顧客のリストを作成し、アプローチの優先順位をつけることが重要です。一方、既存顧客フォローでは、取引履歴や満足度などの情報を盛り込んだリストを作成し、リピート注文や追加提案につなげましょう。