営業マン・経営者必見!人脈が広がる名刺管理術

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こんにちは、イノーバのCEOの宗像です。今回は、名刺管理のコツについてお話しをします。

皆さんも仕事で名刺管理をすることがあると思います。特に営業の方は名刺がたくさん集まるので管理に困っているのではないでしょうか。

名刺は重要なお客さん情報が詰まっている、重要なツールです。これを上手く管理して活用するかどうかで、あなたの仕事の成績が変わり、将来の年収が大きく変わると言っても過言ではありません。では、ビジネスの達人がどのように名刺管理をしているのか学んでいきましょう。

名刺管理をするべき3つの理由

それでは、なぜ名刺管理をそもそもやるのかということをおさらいしていきましょう。

1. 相手の氏名、会社名、役職を覚える

第一に、仕事上で相手の会社名、役職、名前をしっかり覚えておくために名刺管理が必要です。基本ですが、相手の名前や会社名を間違えることは失礼に当たります。

しかし、仕事でお客さんによく会う立場上の人、たとえば営業担当者や経営層の人にとっては、会う人すべての情報を覚えているわけにもいかないので、名刺を活用するべきです。

私も昔、営業訪問をして受付で相手を呼び出さなければいけないときに、会社名と名前は覚えているけれど、部署がわからず呼び出せなかったことがありました。最近は受付に人がいないケースもあるのでその場で聞けないということもあって、苦労することもあります。ミーティング前にきちんと役職、名前を確認しましょう。

2. キーマンを把握し営業活動につなげる

第二の理由は、名刺をしっかりと管理をして、営業先の会社で人の繋がりを把握していくことで、営業活動をやりやすくするためです。要するに、キーマンを把握しておくということになります。最近流行りの名刺管理SansanのCMでも、「早く言ってよ〜」という形で会社のなかで名刺情報を共有して、キーマン情報を共有することの重要性が謳われています。

3. 新しい人間関係を構築する

第三に、名刺情報を上手く使って定期的にお客さんに連絡を取ったり、お客さんに情報提供をしたりすると、お客さんから信頼されて仕事の受注につながり、営業の成績が上がるということもあります。もしあなたが営業でないにしても、自分が繋がっていたい重要な人に関してリストを作って定期的にフォローすることで、素晴らしい人脈を作ることができるようになります。自分のステージを上げるためにも、名刺管理をしっかりと習慣化しておきましょう。

名刺管理の方法

では次に、名刺管理の方法について解説します。

名刺をいただいたときにすること

まずは、名刺をもらったときにすることについてです。これは名刺交換をしたときに、そのミーティングの場、あるいはその後に名刺をもらった日付、話した内容を書き込みます。さらに、お客さんの外見の簡単な特徴、次にとるべきアクションまで書くのがおすすめです。

次のアクションを書くというのは、1週間後にミーティングをするとか、帰社したらメールを送るなど、フォローアップの方法を書くということです。次のアクションを書くことでフォロー漏れを防げることがメリットです。

名刺を整理する方法

次は名刺の整理です。

名刺の整理は週に1回

名刺は最低週に1回は整理しましょう。週に1回整理する目的は2つです。1つは、人間が記憶を定着させるには1週間間隔での復習が有効だからです。お客さんの名刺を見ながらどのような会話をしたのか、どのような人だったのかというのを思い出すことで顔と名前を覚えられます。

名前を全く思い出せない、顔を思い出せないという人がいると思いますが、この定期的な復習を習慣化することでそれができるようになります。

また同時に、自分の名刺の補充をしましょう。特に名刺は気が付かないうちにどんどん減っていって、商談で相手側の出席者が大勢だったり、交流会に出席してたくさん名刺交換をしたりしたときに、名刺が無くなってしまうということが起きます。重要な場面で名刺が切れていることがないように、名刺はしっかり多めに補充して行きましょう。

名刺の情報を電子データ化する

次に、名刺整理で重要なのがデータの電子化です。ここでは名刺管理のソフトウェア、アプリを入れるのが便利です。ソフトウェアの管理のアプリケーションには、OCRタイプ(コンピューターで取り込んで文字認識するもの)と、人力で名刺を入力してくれるサービスと2種類あります。OCRも性能がだいぶ向上していますが、やはり人力タイプの方が入力の精度は高いです。

名刺管理ソフトを選ぶポイント

名刺管理のソフトを選ぶときのポイントですが、まずは出先で情報を確認することが多いので、スマートフォンで撮影してデータを管理できるものが便利です。

最近は、専用のソフトを入れなくても閲覧できるクラウド型のものが増えています。クラウド型を選ぶとWindowsマシーンでもMacでも使えますし、あるいは外出先でも名刺が管理できるのでクラウド型が便利です。

あとは、その名刺データの共有やダウンロードが簡単かどうか、そこからメールを送ったり年賀状データを作ったりできるかどうかも選定のポイントです。

参考:
個人向け名刺管理サービスの代表的なソフト

取り込みが終わった名刺の処理

取り込み終わった名刺は、基本的に紙の名刺は捨てて構いません。もしすぐ捨てるのがなんとなく不安であれば、1〜数ヶ月後に捨てることにして、保存しておくのもよいでしょう。ただし、保管する場合は必ず処分する期日を明記しておきましょう。

私の個人的なやり方ですが、いただいた名刺のなかで、デザインがおしゃれなものや、大事な人からのもの関しては、捨てずに保管をしております。

名刺データを活用して人脈を作るには

今度は取り込んだ名刺をどう活用するかということについて、おすすめの方法をご紹介します。

カレンダーにフォローする日付を入れる

まず第一に、初めて会った人にも定期的に連絡を取ることで関係性を深めることができます。一般的には1週間後とか1か月後などにフォローをするように、自分でカレンダーにスケジュールを入れたり、ブーメランと呼ばれる将来日付でメッセージを送れるようなものを予約設定しておくのも便利かもしれまとせん。

SNSで繋がり、より密なコミュニケーションをとる

最近は、名刺交換をした人とFacebookを繋いでSNSでも繋がれるようにするのが一般的になってきてます。Facebookを繋ぐと相手とよりコミュニケーションをとりやすくなり、仲良くなれますので、ぜひ活用していきましょう。

相手の移動・転職のタイミングに挨拶を欠かさない

名刺交換をした人が異動したり転職されたりした場合には、必ずご挨拶、お祝いを贈るようにしましょう。また、定期的なご挨拶、年賀状、クリスマスカードの季節のご挨拶を送る相手を分類しておくと便利です。名刺取り込みをしたときにフラグを立てておきましょう。分類する際は、定期フォローをする人、季節の挨拶を必ずする人、それから特に重要でこちらから積極的に連絡を取りに行く人、VIPリストのような形で分けるのもお勧めです。

重要な人と繋がりを作る場合には、実は手書きのハガキとか手書きのお手紙が有効です。こちらの書籍が参考になります。興味のある人はぜひ読んでください。

『お客様の心に響く―直筆三行はがき術』(2007, 東洋経済新報社)

まとめ

以上、名刺管理の仕方から、名刺を活用した人脈づくり、ビジネスでの活用法についてお話しをしました。名刺管理の方法次第で、自分の仕事の成果が上がり、自分の世界が広がっていきます。これを期に名刺管理を見直してみてはいかがでしょうか。

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