多忙な営業部署必見!営業支援システム活用の基礎

経営・ビジネスハック

欧米では、SalesTech関連のスタートアップ企業が増加しています。SaleTechとは営業(Sales)と技術(Technology)を組み合わせた造語で、最先端のITを使い、営業活動を効率化するために使われる手法です。営業支援をサポートするシステムやツールもそのひとつです。日本でも今後、営業支援システムはますます増加していくと考えられています。ここでは営業支援システムを効果的に活用するためのポイントや、導入するメリット、役に立つツールについて解説します。

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営業支援システムを効果的に活用する2つのポイント

営業支援システムは円滑な業務の推進に役立ちます。しかし、営業支援システムをただ導入しただけでは、業務の効率化ははかれません。ここでは、営業支援システムを効果的に活用するためのポイントを説明します。

営業プロセスを分解して可視化する

まずは、営業プロセスを分解することが必要です。例えば、商談のプロセスを「顧客のリスト作成」「アポイント取り」「商談・提案」「受注」と分解します。それぞれのプロセスの中で、実施している業務を洗い出していきます。また、営業セールスの1日の業務の流れを分解して、可視化することも大切です。

ボトルネックを発見する

次に、分解した営業プロセスをもとに、部署や営業パーソンが抱えている課題や、問題点などの「ボトルネック」を発見することが重要です。一例を挙げると、「商談数を多くしたい」「顧客への提案のために、資料作りに時間をかけたい」と、ある営業セールスが考えています。しかし、営業プロセスを分解してみると、帰社後の日報作成や、情報共有の作業に追われていて、十分に売上に繋がるコア業務ができていないことが分かります。この部分がボトルネックであり、営業支援が必要となる業務です。

営業支援システムを導入する3つのメリット

営業支援が必要となる業務を見つける方法は分かりました。それでは、営業支援システムを導入する具体的なメリットは何でしょうか?ここでは、営業支援システムを活用するためのポイントをふまえ、営業支援システムを導入するメリットを3点説明します。

売上の向上

売上を上げるためには、コア業務に集中することが重要です。営業パーソンの業務は、顧客との商談だけでなく、見積書や資料の作成や、事務業務など多岐に渡っています。営業パーソンの忙しい業務の中で、顧客や同僚、上司からの漠然とした要望や、主観的な意見に左右されるのではなく、営業支援システムを活用し、営業プロセスの中の改善点を把握することが、売上を向上させる第一歩です。

仕事の効率化

営業パーソンの業務の中で、毎日の事務作業は大きな負担になります。スマートフォンやタブレット対応の営業支援システムを使うと、外出先であっても日報の作成や、情報の共有ができます。商談の合間や移動中に作業ができるようになると、営業パーソンの負担が軽減されます。

売上に直結する業務に集中

営業パーソンは多忙を極めると、企業利益にとって最も重要な、顧客との対話や提案活動が後回しになってしまいます。また、既存顧客の対応に追われ、新規開拓ができないという課題がある企業もあるでしょう。営業支援ツールを使い、営業パーソンがコア業務である営業活動をするための時間をつくることができます。言い換えると、売上に直結する業務に専念できるようになります。

役に立つ営業支援ツール7選

営業支援システムの導入は、効果的な営業活動にとって重要です。ただ、営業支援ツールは数多くあります。ここでは、実際に営業支援に役立つ7つのツールを、営業支援の目的のタイプ別にご紹介します。

SFA(営業管理)

まずは、営業利益の最大化のために営業活動をデータ化し、情報の管理、分析、共有ができる営業支援システムであるSFA(営業管理)を3つご紹介します。

  • Sales Cloud/Salesforce
    カスタマイズが可能なので、独自のルールを反映できるため、細かい管理を好む企業におすすめです。また社内SNS機能で社内での情報共有にも活用できます。
  • GRIDY SFA
    顧客情報と営業報告を入力するだけで、営業プロセスを可視化できます。営業人員が多い企業に向いています。
  • Cyzen

モバイルに特化しており、位置情報を使った履歴登録や顧客の検索ができます。また、交通費の自動計算や危険な運転時のアラートも備わっています。

営業効率の改善

次に、営業の効率化を図るための営業支援ツールです。日々業務に追われている営業パーソンの負担を軽減するために、それぞれの営業スタイルに合った営業支援ツールを選択することが大切です。ここでは、特有の機能を持つ営業支援ツールを2つご紹介します。

  • UPWARD
    スケジュールだけでなく、地図や位置情報を連携して表示します。外回りの多い営業パーソンにとって行き先を調べたり、訪問の順番を考える業務の効率化が図れます。
  • ネクストSFA
    自動で作成できる日報機能や、取引先ごとに目標管理が設定できる機能があります。日々の事務業務をできる限り簡単に早く行って業務の効率化を図ります。

情報共有

また、情報共有や報告という業務も営業パーソンにとっては大きな負担になります。できるだけ、いつでもどこでも完結に、多くの人に情報共有ができるツールがあると日々の業務の効率化が図れます。ここでは、情報共有に関連する2つの営業支援ツールをご紹介します。

  • SanSan
    社内にあるすべての名刺を一元管理する営業支援ツールです。社内の人脈を共有することで、新たなビジネスチャンスが生まれます。
  • メールワイズ
    顧客からのメールを複数人で共有し、顧客情報や案件情報も共有ができます。営業活動を行う部署と、納品を行う部署が異なる企業にとって、タイムリーな顧客に関する情報共有は必要です。

ひとことで営業と言っても、企業ごとに営業スタイルは異なります。営業スタイルに適した営業支援ツールを導入して、効果的に営業業務の効率化を図りましょう。

まとめ

営業支援システムは、世界の多くの企業で導入されています。今後さらに日本でも一般化し、活用されるようになるでしょう。営業支援の特徴やメリットを正しく理解し、適切な営業支援ツールを活用しましょう。適した営業支援システムを導入して、業務の効率化を図りましょう。

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