KPIを設定して業務に取り組んでいるのに、思ったような成果が出ない……。もしもあなたがそう悩んでいるのであれば、KPIが正しく設定されていないことが原因かもしれません。日々の業務を戦略的に遂行し、ビジネスにおける目標を確実に達成するためには、どのようにすればいいのでしょうか。KPIの正しい設定方法やそのコツをまとめてみました。
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KPIはビジネスの目標を数値化したものと理解せよ
一般的に、企業ではビジネスの目的を達成するために目標を設定します。「売上目標前年比130％」や「売上目標50億円」などはその一例といえるでしょう。こうした目標はビジネスの現場ではよく聞かれるものではありますが、往々にして簡単に達成できるようなものではなく、どうやって到達すればいいのかが見えにくいという問題があります。敏腕の営業マンでも、今年度の目標が「前年比130％」とだけ言われれば頭を抱えてしまうことはないでしょうか。
こうした場合に、ゴールまでの過程を明確にし、目標にきちんと向かっているかを確認するために設定されるのがKPIです。KPIとは「Key Performance Indicator」の頭文字を取った言葉で、日本語では一般的に「重要業績評価指標」と訳されています。単に売上目標が「前年比130％」と言われて困るという方も、例えば以下のように、ゴールから逆算されていると理解できると取り組みを検討しやすいと思います。
・新規顧客への商談件数50件／月
↓
・新規顧客の獲得件数10件／月
↓
・平均受注単価100万円
↓
・前年比130％達成
「売上目標前年比130％」や「売上目標50億円」といった目標は中長期的に達成するべきものであり、日々の業務の中では意識しにくいもの。そのようなときに具体的な数値を掲げたKPIを設定することで、最終目標達成のためにすべきことが見やすくなります。そういう意味では、KPIはビジネスの目標を数値化したものともいえるでしょう。
こうした性質から、KPIは以下のような指標であることが望ましいとされています。
・何をもって目標達成したとみなすかがわかる指標
・KPIを達成することでビジネスの最終目標（ゴール）が実現できる指標
・目標に対して進捗度がわかる指標
また、KPIと同じようによく使われるものとして「KGI」という指標もあります。こちらは「Key Goal Indicator：重要目標達成指標」という言葉の通りビジネスの最終目標を示すもので、上記の例では「売上目標前年比130％」や「売上目標50億円」などがそれにあたります。
KPIはKGIを達成する過程の中で、日々の業務が計画的に遂行されているかを確認するための指標と考えると、それぞれの関係が理解しやすいのではないでしょうか。
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KPI指標を設定する際は「SMART」に！
KPIはビジネスにおける最終目標を達成するためには欠かせないもの。ただ、計画的かつ確実に歩みを進めるためには、どんな指標でもいいというわけではありません。KPIは以下の条件を満たすものが望ましいとされています。
S：Specific（明確性：人によって解釈が異ならないか）
KPIはチーム内で目標を共有し、同じゴールに向かって歩みを進めるための指標です。そのため、KPIはメンバー全員が誤解なく同じように解釈できる必要があります。人によって解釈が異なったり、曖昧で理解しにくかったりするKPIでは、メンバーが足並みをそろえることができません。
M：Measurable（計量性：測定することが可能な目標か）
KPIは目標の達成度合いをチェックし、計画的に業務が遂行されているかを定期的に分析する役割もあります。測定することが可能な指標を設定していれば仮に目標が達成できない場合でも問題点を見つけやすく、PDCAサイクルを回すのも容易になるでしょう。
A：Achievable（現実可能性：実現可能な数字設定か）
KPIを設定する際は、その目標を達成することが可能かどうかを精査するのも需要なポイントです。そもそも実現可能性のない目標を設定しても意味はありませんし、チームメンバーのモチベーションを下げる原因にもなります。また、目標として設定された数値の妥当性をチームメンバーが納得・理解しているかも重要です。
R：Relevant?（関連性：ビジネスのゴールと関連性があるか）
前章でも触れたとおり、KPIは小さな目標の達成を繰り返すことでビジネスの最終目標（KGI）に到達することを目的としています。そのためKPIはゴールとなるKGIはもちろん、上層にある別のKPIと密接に関連している必要があります。
T：Timely（適時性：期限が設定されているか）
業務を効率的に遂行していくためには、一つひとつのKPIに期限が設定されているのも重要なポイントです。期限が設定されていない目標はついつい後回しにされがちで、最終的なKGIの達成を困難にしてしまいます。KPIがどの程度困難なものであるかを考慮しながら、実現可能性のある期限を設定するようにしましょう。
目標を確実に達成するための KPI 設定のコツ
KGIを確実に達成するためには、KPIをただ設定するだけではなく、適時チームメンバーのモチベーションを管理し、一丸となって目標に向かっていく必要があります。メンバーが前向きにKPI達成に取り組むためのコツをご紹介しましょう。
KPIは可視化することが重要
KPIとして設定した目標を達成するためには「見える化」が有効です。達成度をグラフ化するなどビジネスのゴールのどの段階にあるのかをチーム内で共有することで、継続して目標を達成しようとする機運が高まります。また、数値が下がってきた場合でも問題を共有し、軌道修正しやすいというメリットもあります。
多すぎるKPIは目標達成の妨げになることも
どんなに妥当なKPIであっても、際限なく施策に盛り込むのは適切ではありません。目標が増えすぎると担当部門や担当者のキャパシティを超え、施策自体の実現性が低下します。KPIを設定する際は必要と思われるものを闇雲に放り込むのではなく、KGIの達成に欠かせないものだけを厳選したほうが効果的です。
効率的に業務を進めるコツは「SMART」なKPI設定にあり
KPIはビジネスの最終目標（KGI）に到達するための道程を描いたもの。正しくKPIを設定することができれば、目標達成までの具体的なアクションも明確になり、効率的かつ効果的に業務を進めることができます。今回ご紹介したコツを参考に、KPIは「SMART」に設定していきましょう。
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