仕事の効率がいい人と悪い人の差はどこでつく?効率よく仕事をする人の秘訣とは?

経営・ビジネスハック

職場でメンバーの働きぶりを見てみると、高い成果を上げている人は仕事をてきぱきと効率よく進めている印象を受けます。その一方で、あまりよい成果を上げていない人は仕事の効率もよくない傾向があります。

組織のメンバーおよび組織全体が高い成果を上げるには、仕事の効率化は必要不可欠です。では具体的に、どのようにして効率化を進めればよいのでしょうか。

 

仕事の効率がいい人と悪い人の特徴

仕事の効率化を推進する方法を考える前に、改めて「仕事の効率がいい人」と「仕事の効率が悪い人」の特長を洗い出してみましょう。

仕事の効率がいい人の特徴

仕事の効率がいい人に共通する主な特徴として、次の7つが挙げられます。

仕事の全体像を把握している

仕事を効率よく進められている人は、自分が取り組んでいる仕事の全体像をよく把握しています。チームやプロジェクト、会社にとってどのような位置づけにあるのかを理解しているので、仕事を進める順番や周囲への働き掛け方などが適切です。また、自分が取り組んでいる仕事が前後の工程にどのような影響を及ぼすかを考慮に入れているので、次の仕事をする人もスムーズに仕事に取り掛かりやすく、無駄な戻りが発生しません。

与えられた仕事を細かいタスクに分割できている

たとえば「顧客に提案する」仕事に対して、仕事の効率がいい人は細かくタスクに分割して考えます。「顧客の情報を集める」「競合他社のサービスを調べる」「決裁者の予定を抑える」など、実際にやるべきことを列挙すると、一つに見えていた仕事に実は複数のタスクが含まれていることが分かります。

こうして列挙したタスクを一つひとつスケジュールに入れ込むことで、仕事の抜け漏れが少なくなります。また、タスクを洗い出すうちにより良い成果を上げる方法を見つけられることもあるので、高い成果をあげることにもつながります。

仕事の優先順位付けができている

忙しくなればなるほど、当然タスクは増えていきます。仕事の効率がいい人は、膨大なタスクに優先順位をつけてから業務に着手します。

適切な優先順位づけをするには、タスクの「緊急度」と「重要度」を考慮するとよいでしょう。緊急度も重要度も高いタスクは、早急に実施すべきです。また、多忙な時期になると、緊急度は低いものの重要度が高いタスクは、つい緊急度が高い他のタスクより優先度が下がりがちになるので、前もってタスクを実施する時間を確保しておきましょう。

 

図1:緊急/重要マトリックス

困った時には周囲の人の力を借りる

仕事の効率がいい人は、無理にすべての仕事を自分ひとりでやり切ろうとはしていません。高い品質の成果を早くあげられるように、仕事で困った場面に遭遇したら上司やメンバー、他部署の人などといった周囲の人に相談し、よりよい成果につなげようと尽力します。

もちろん、他の人から相談を受けたときにも協力を惜しみません。自分の業務量や状況を見極めたうえで、できる限りのサポートをします。日頃から互いに助け合える関係を社内外で多く持っていることは、仕事の効率化をするうえで大切な要素になります。

仕事の効率を上げるツールを使う

さらなる仕事の効率化を目指すなら、ツールの力を借りるのも一手です。会社で公用化されているツールは、チームや組織の円滑なコミュニケーションを促し、仕事の効率をさらに高めてくれるはずです。公用化されていないツールでも、自分の職種やワークスタイルに合うものであれば積極的に導入してみてもよいでしょう。

 

仕事の効率が悪い人の特徴

逆に、仕事の効率が悪い人には次のような特徴があります。

仕事を期日内に終わらせるための適切な計画を立てられない

自分の業務量を把握できていないうえ、タスクにかかる時間の見積ができていないため、依頼された仕事を安請け合いしてしまって業務量が次々と溜まってしまう悪循環に陥りがちな傾向があります。

仕事の優先順位付けができていない

次から次へと依頼される仕事の対応で手一杯になって「来た仕事から順にやる」姿勢でいると、緊急度や重要度が高いい仕事が後回しになりがちです。

周囲の都合に振り回されて、計画通りに仕事を進められない

仕事の効率が悪い人は、周囲の都合に振り回されて余計なタスクを割り当てられてしまう傾向もあります。依頼された仕事は何でもかんでも受けるのではなく、業務量や求められる役割などを考慮したうえで、依頼主と相談してお互い責任を持てる範囲で仕事を分かち合う工夫も必要です。

問題に直面したときに自力で解決しようとしすぎて、周囲に助けを求めない

過度に責任感を持ちすぎてしまって全てを自力で解決しようとすることは、必ずしも高い成果につながるとは限りません。与えられた仕事を期限までやり切るためには、周囲の力も必要です。周囲に相談した方が、結果として効率よく高い成果をあげることにもつながります。

図2:仕事の効率がいい人は成果を出せる一方、そうでない人は多数のタスクに追われがち

 

仕事の効率を上げる方法

では、仕事の効率を今よりさらに良くするためには何をすればよいのでしょうか。4つの具体例を紹介します。

 

方法1:タスクの棚卸しをする

まずは「自分がいま、どれだけの仕事をしなければいけないのか」を書き出してみましょう。「たくさん仕事がある」と頭では思っていても、実際に書き出すとさほど多くない場合もあります。

また、仕事を書き出すことで関連性の高い仕事をまとめて進めたり、自分一人でこなす以外の手段(人に依頼する、断るなど)も浮かんでくることもあります。

方法2:優先順位をつける

仕事の緊急度と重要度、期限、アウトプットの品質などを考慮して、自分が抱えている仕事をどの順番で進めるかを優先順位付けしてみましょう。場合によっては、周囲の人に仕事を任せたり、期日や品質を仕事の依頼主に相談することも必要になるかもしれません。

方法3:仕事効率化に役立つツールを使う

社内システムで仕事の効率化を促進するツールがあれば、ぜひ積極的に活用してみてください。既に使いこなしているメンバーから活用方法をヒアリングして、自分の仕事に活かすのもよいでしょう。

スマホユーザーであれば、仕事効率化を実現するスマホアプリを活用してみてはいかがでしょうか。無料のアプリであれば、試しにダウンロードしてみて合わなければ削除することもできます。

職種別・仕事の効率化に役立つツール

「仕事効率化に役立つ」と銘打っているツールであっても、職種やワークスタイルによって実際に役立つかどうかは人それぞれです。ここでは、仕事の効率化に役立つツールを「全職種共通」および「職種別」で紹介していきます。

全職種共通

Chatwork

電話やメール、対面での会議に代わるコミュニケーションを実現するビジネスチャットツールです。PCやスマホなど様々なデバイスで利用できるので、時間や場所を問わず気軽に連絡をとりやすい点が特徴です。社外の人とのコミュニケーションツールとしても使えるので、複数の組織で進めるプロジェクトにおけるコミュニケーションツールとしても有用です。

Todoist

無料プランから使えるタスク管理アプリで、デバイスを問わず利用することが可能です。タスクの追加や削除、さらには期限の設定や優先順位づけなどといった詳細設定まで、直感的な操作で実施できます。プロジェクト単位でタスクを割り振ることもできるので、同時進行する複数プロジェクトの管理に悩む人におすすめです。

Sansan

既に7000以上もの企業で導入されている法人向けクラウド名刺管理サービスです。専用のスキャナまたはスマホアプリで名刺をスキャンすると、AIと人によるデータ入力によってほぼ100%の精度で情報が登録されます。登録された情報は、社内のクラウド電話帳としても活用することができます。

 

マーケター向け

CloudCMO

企業のマーケティング活動を支援するクラウド型のマーケティングオートメーションツールです。オウンドメディア構築や顧客リストの収集、高度な分析機能を有しています。Cloud CMOの活用によって、集客力のあるサイトの制作と運営や、顧客行動の見える化などを実現し、営業効率の向上に貢献します。

図2:Cloud CMOサンプル画面

 

Zoho CRM

電話やメール、チャットなど多種多様な方法による顧客とのコミュニケーションを一元管理し、セールスパーフォーマンスを高めるための顧客管理・営業支援ツールです。顧客の行動履歴を一元管理することで、商談化の機会を逃さず、受注までスムーズにタスクを進行させることができます。

AIXON

企業のWebサイトやアプリなどから収集した多様な顧客情報を、独自のAIデータベースと統合させて、将来の顧客行動を予測できるツールです。潜在顧客の発掘や、既存顧客のロイヤリティ深化にも活用できます。

セールス・営業向け

Salesforce

世界15万社以上で採用されているクラウドベースのCRM/顧客管理や、SFA/営業支援を実現するツールです。見込み客の効率よい発掘や、メンバーの業績管理や案件進捗管理など、営業活動に関連するあらゆる機能を備えています。

導入する際には、業種や事業規模に応じて、適切なプランを選択することが必要です。また、デフォルトでは汎用的なレポートやダッシュボードのみの用意となるので、自社や自組織の要件に合わせてカスタマイズをする必要もあります。

kintone

直感的な操作で作成できる業務アプリを組み合わせてシステムを作れるクラウドサービスです。日々の業務内容を報告する「日報」や、顧客案件ごとに受注確度や活動履歴を記録できる「案件管理」、タスクの担当者や締切日などを共有できる「タスク管理」など多様なアプリを組み合わせられます。また、アプリ同士を連携させてデータ入力の簡素化や情報の一元化を実現することもできます。

エンジニア向け

Backlog

ウェブ制作やソフトウェア、アプリ開発など複数名でチームを組むプロジェクト型の業務を円滑に遂行するのに役立つツールです。メンバーには社員はもちろん、取引先や代理店担当者など社外の方々も含めることができます。

プロジェクトの進捗は、ガントチャートで可視化されます。これにより、各部門に割り振られているタスクや担当者、タスクの締切日などを整理された状態で確認できます。

経理・財務向け

会計freee

月額無料から利用できるクラウド会計ソフトです。経理業務の経験が浅くても日々の経理作業が簡単にできるよう、銀行やクレジットカード情報との連携や領収書データ化サービスなど、毎月のように新たな機能が追加されています。操作でわからないことが出てきたらチャットで気軽に問い合わせられるといったサポート体制の充実さも特徴的です。

SAP Concur

出張や経費の精算、請求書の管理を簡単にする経費管理クラウドツールです。SAP Concurw導入して領収書や請求書を電子化が進むことにより、経理業務負荷が削減するばかりでなく、紙の証憑を保管するスペースの削減や関連情報との容易な紐付けなどといった副次的効果も期待できます。

人事・労務・総務向け

HRBrain

人事評価用の目標シートの記入から、評価者や人事担当者による評価管理までを一元化する人事評価・分析クラウドツールです。面談や目標シートの履歴はクラウド上で管理されます。従来は手書きだった目標シートをフォーム入力形式にすることで、評価の時期にかかる被評価者の時間的負荷が軽減されます。また、HRBrain内で収集できたデータを活用してさまざまな視点から集計・分析することもできます。

チームスピリット

勤怠管理と経費精算、工数管理をひとまとめにしたクラウドプラットフォームです。2019年4月から順次施行される働き方改革関連法案を見据えて、「長時間労働の是正」「生産性の向上」「最新のITクラウド」を目指すツールとなっています。事務作業の大幅な削減と生産性の向上が評価され、すでに1000社以上で導入されています。

クラウドサイン

Web上で無料で契約を完結できるクラウド型電子契約サービスです。従来は契約を締結するのに書類を郵送したり印紙をはったりするといった手間とコストがかかっていましたが、クラウドサインの導入によって手間とコストの大幅削減を実現できます。ビジネスのスピードが加速化する現在において、契約締結のスピード化が測れることも、クラウドサインが有用であるポイントと言えるでしょう。

仕事効率化に役立つツールを活用して、今より高い成果を上げよう

ここまで、仕事の効率がいい人と悪い人の特徴を比較ししたのち、仕事を効率よく進める方法や仕事効率化をサポートするツールを紹介しました。自分自身の仕事を効率よく進めたいと思う方や、メンバーの仕事のやり方をもっと効率よくしたいと思う方にとって、本記事が役に立ちましたら幸いです。仕事の効率を上げて今以上に高い成果を出すために、本記事で紹介した方法のなかから何か一つからでも始めてみてはいかがでしょうか。

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