ウェビナー開催後の商談獲得率を高めるフォローアップの方法を解説！

コロナ禍で、オンラインによりウェブセミナーやイベントを開催する必要性が高まりました。技術的にウェビナーを実施するハードルが下がったこともあり、多くの企業でウェビナーを開催しています。

ただし、大勢に参加してもらい、商談獲得率を高めていくには相応の対策が必要になるでしょう。

ウェビナー開催時には、参加者・欠席者へのフォローアップが欠かせません。参加者にアンケートを実施し、回答してもらい、お礼のメールを送付することは基本的な施策です。ウェブセミナーの内容が重要であることは当然ですが、適切な方法でフォローアップすれば、商談獲得率が確実に上がるはずです。

ウェビナーは実施しやすい反面、参加者のフォローにおいてオフラインのセミナーにはない難しさがあります。フォローアップが不十分になると、見込み客を逃してしまうかもしれません。フォローアップはウェビナー開催の前後に行われます。

この記事ではフォローアップのタイミングやウェビナー開催時のフォローアップの方法について重点的に解説していきます。

ウェビナーのフォローアップとは

ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を組み合わせた造語です。グループで実施するWebミーティングと異なり、大勢の聴衆を相手にでき、イベントにも最適です。

ここでいうフォローアップは、ウェビナー開催の前後に参加者や欠席者に連絡することです。ウェビナーのフォローアップの手段は、メールや電話などです。

ウェビナーにおいてフォローするタイミング

ウェビナーを開催す際、メールや電話によるフォローを行うべきタイミングについて考えてみましょう。一般的なビジネスマナーに基づき、相手の立場に立って考えるだけで、適切なタイミングがみえてきそうです。

参加申し込みのタイミング

参加申し込みを受けた時点で、すぐにお礼メールを送付すべきでしょう。時間を割いて参加する相手に謝意を示すことは当然です。また、お礼メールが届くことで、参加者は正常に受付が行われたことを確認できます。

ウェビナー開催日の前日

ウェビナー開催では、申し込みの受付を開始してから開催の当日までの期間があります。開催日の前日には、出席に問題がないか等の確認や参加者とのコミュニケーションなどを兼ねて、連絡を取ったほうがよいでしょう。

ウェビナー当日の欠席者へのフォロー

ウェビナー当日の欠席者に対しては、欠席の理由に応じて適切な対応を取る必要があります。急用のため欠席したのであれば、次回のウェビナー開催に参加することを促しながら繋がりを保つべきでしょう。他社との競合になっていたり、自社のサービスへの関心が薄れてしまったりすることがあるかもしれません。さまざまな理由が考えられますが、聞き取り調査などで理由を明らかにしておけば対策を立てやくなるでしょう。

ウェビナー当日の参加者へのフォロー

ウェビナー当日の参加者に対しては、商談を獲得する確率の高い見込み客として、重点的にフォローしましょう。まずは、ウェビナー参加へのお礼をセミナーの講師が行うのが一般的です。

ウェビナーの中身で関心を高めてもらうことが重要なことはもちろんですが、フォローの仕方で商談獲得率が変わる可能性は十分に考えられます。また、フォローをすることで、ウェビナーや自社サービスの改善点が明らかになり、今後の施策に活かせるはずです。

ウェビナー開催後のフォローを成功させるには

ウェビナー開催後のフォローは、とくに重要です。フォローを成功させるポイントとして6つの項目を挙げます。

① 時間を空けない

ビジネスではスピーディーな対応が必要です。ウェビナーへの参加者は、自社のサービスに興味を持った見込み客です。関心が高いうちに、商談の約束を取り付けましょう。

② アンケートデータや視聴ログから顧客ニーズを把握する

闇雲な営業活動では、非効率になるうえ成約率が下がるかもしれません。顧客の情報を収集したうえで、アプローチをして商談に臨みましょう。ウェビナーでは、アンケートや視聴ログなどから顧客ニーズを分析できますので、それらのデータを有効に活用してください。

③ お礼メールを工夫して作成する

セミナー開催後は、セミナーの講師の立場でお礼のメールを送付します。同じ文面にせずに、参加者に関係する内容にすると好感を得られるでしょう。

④ セミナー参加のお礼やヒアリングといった文脈での営業活動

ウェビナー開催後は、セミナー参加のお礼やヒアリングという文脈で、顧客開拓のためのアプローチを開始します。相手や見込み度にもよりますが、いきなり商談に入ると拒否反応を示されるかもしれません。

⑤ 欠席者へのアプローチ

ウェビナー当日の欠席者に対しても、見込み客としてのフォローを実施しましょう。その際、欠席の理由を明らかにしながら対応します。理由や相手の状況に応じて、フォローの優先順位をつけていきます。

⑥ 開催後の探客

ウェビナー開催後は、探客に力を入れる期間です。すぐに商談できる顧客なのか、いずれ商談や成約につながるのかを判断しながら、見込み客の選別をしていきましょう。

ウェビナー開催後のお礼メールのポイント

ウェビナー開催後のお礼メールは、商談獲得率を高めるための施策として重要です。講師からのメールとして送付することで、売り込みという印象が弱まります。

お礼メールの作成では、BtoBとBtoCでは文体や内容を書き分けたほうがよいでしょう。また、参加者だけでなく、欠席者へのアプローチも試みるべきです。それぞれの項目ごとに、作成する際のポイントを解説します。

BtoB

BtoBでは、ビジネスメールと同じように硬めの文章にするのが一般的です。中身については、一般的なビジネスメールの文面のほかに、今回のセミナーのテーマおよび内容のおさらいの箇条書きを記載しておくとよいでしょう。

くわえて、資料ダウンロードのURLなども記載します。関心の高まった参加者は、自発的に情報を集めてくれるかもしれません。他のウェビナーにも参加したり、問い合わせをしたりと、商談に進むことを期待しましょう。

また、ウェビナーの参加者からの質問に対する回答をまとめると喜ばれるかもしれません。ただし、お礼メールに書くのではなく、添付ファイルにしたり動画を活用したりするとよいでしょう。

BtoC

BtoCでは、すこし柔らかい文章にしたほうがよいかもしれません。状況によりますが、プライベートなことでセミナーに参加する方々に、畏まった態度や文章を使うと、かえって警戒されたりお互いに疲れてしまったりするかもしれません。

柔らかい文章のほうが、頭をリラックスさせて書いたり読んだりできるので、顧客が受け入れやすいメールになるはずです。親しみやすさも生まれます。

参加者へのお礼メール

講師からのメールとして送付することと、売り込みという印象を与えないことの2点はとくに注意すべきポイントです。お礼のメールであることを確実に伝えることが大切です。

欠席者へのフォローメール

欠席者に対しては、理由を確認している場合はそれに応じてメールを作成してください。そうでなければ、急用などが理由と考えて、次回のウェビナー開催日時とあわせて、都合のよい日時に参加してもらいたいという趣旨のメールを送ります。

また、欠席者にとって、もっと関心の持てる内容のセミナーがあるかもしれません。内容の異なるセミナーを案内することで、参加意欲が高まるかもしれません。

ウェビナーではセミナーの内容に加えフォローアップを大切に！

ウェビナー開催時のフォローアップの方法について解説しました。

ウェビナー成功のための準備を十分にされると思いますが、同時にフォローアップについても施策を立て、ぜひ万全な計画で臨んでください。適切な施策を講じれば、ウェビナー開催後の商談獲得率が高まるはずです。