バーチャルオフィス活用で経営効率化?バーチャルオフィスの概要について解説!

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この記事をご覧の皆さんの中には、バーチャルオフィスを利用して自社の経営の効率化を図る役にたてることができるのかという疑問を抱いている人もいるのではないでしょうか。これから起業しようとしている人やフリーランスで活動している人などにとって事業所にかかる家賃などのコストを安く済ませたいと考えるのは自然な事であり、その目的の達成のためにはバーチャルオフィスの利用を検討するのは合理的と言えます。

 

そこで、今回の記事では、バーチャルオフィスとはどのようなもので、選ぶ際にはどのような点に注意すべきかなどについて説明していきます。

バーチャルオフィスとは何か?

「バーチャルオフィス」とは、デスクなど仕事をするスペースを貸し出すのではなくその場所の住所を貸し出すことを主な目的としたオフィスで、物理的実態を持たないことからバーチャルなオフィスという由来からそう名付けられるようになりました。バーチャルオフィスを利用することによって、住所の取得のみならず、以下のような付随するサービスがあります。

  1. 電話番号貸しサービス
  2. 郵便物転送サービス
  3. レンタル会議室サービス
  4. 電話秘書サービス
  5. 来客対応サービス

上記のものすべてがバーチャルオフィスを利用するうえでの基本オプションに含まれているわけではなく別途有料で追加していく形になっている場合もありますので、詳しく知りたい人はバーチャルオフィスの運営業者に問い合わしてみてください

 

バーチャルオフィスを活用するうえでの経営上の利点とは?

バーチャルオフィスを活用するうえでの経営上の利点にはどのようなものがあるのでしょうか、具体的には以下のようなものがあります。

コストを抑えて開業することができる

バーチャルオフィスは通常のオフィスやレンタルオフィスを借りるよりも費用が大幅に安い傾向にあります。

具体的な費用としては場所やサービス内容の充実ぶりなどにもよりますが、月額1000円ほどのものから高くても月額数万円ほどとなっているので、固定費用を抑えたうえで事業を行えるので、コストを抑えて開業することが可能になります。

 

立地の良い場所で事業所を設立できる

上記で説明したようにバーチャルオフィスは通常のオフィスなどよりも大幅に安く借りることが可能になっているので、従来であれば借りられなかった立地でも借りて事業所を設立することが可能です。

立地の良い場所に事業所を設立すれば、仕事で関わっていく顧客や銀行などの金融機関などからの評価をあげることができる可能性を高められますので、立地の良い場所にバーチャルオフィスを借りるのも事業を始めるうえで効果的な手段と言えるでしょう。

 

難しい手続きがないのでスピーディな事業展開ができる

バーチャルオフィスを借りる際には、個人契約の場合は運転免許証や保険証、パスポートなど本人確認書類のみ、法人契約なら会社登記簿謄本と代表者の本人確認書類の2点を用意するだけで済み、オンラインで手続きを完了させることも可能です。

また、即日審査を行っている事業者も多く、通常のオフィスなどを借りる場合と比較して用意する書類の数も大幅に少なく、実際に利用できるまでに必要な期間も非常に短いので機動的な事業展開を実現することができます。

 

利便性の高いサービスを利用できるようになる

バーチャルオフィスを借りることによって上記で紹介したような利便性の高いサービスを複数利用することができるようになり、自社における事業に集中しやすくなります。 自社の事業の発展に集中しやすくなることによって、売り上げや利益の拡大につなげやすくなるという大きなメリットを享受できることから、経営を効率化していくうえでも非常に魅力的な利点であると言えるでしょう。

 

自宅以外の住所で登記ができるようになる

事業を始めたての人や個人事業主に多いのが自宅以外の住所を持っておらず事業を行っていくうえでの住所表示の際に自宅の住所を掲示するしかないのですが、それだとプライバシーを気にする人も多く、懸念点の1つでありました。

しかし、バーチャルオフィスを利用することによって、そのオフィスの住所において登記するなどできるようになるので、自宅以外の住所を利用して事業を行っていくことが可能となりますので、この点も大きな利点の1つと言えるでしょう。

 

このような業種にバーチャルオフィス利用は向いている!

バーチャルオフィスを利用するうえで向いている業種にはどのようなものがあるのでしょうか、具体的には以下のような業種が挙げられます。

 

webデザイナーやエンジニア関連事業

webデザイナーやエンジニア関連事業の場合には、仕事上主に利用するPC・周辺機器やネット環境などがすでに自宅に設置されており、特別に新たな業務スペースが必要になることが少ないことが多いです。

よって単純に事業の拠点としての住所だけが新たにあればよいので、バーチャルオフィスの利用はうってつけの手段と言えます。

 

製造・販売関連(雑貨販売、服飾販売、健康器具販売など)

製造・販売関連事業を行っている人の中には、自宅やオフィス以外の賃貸物件などで商品を製造・販売しているが、会社としての正式なオフィスを持っていない場合も多くなっています。

そのような事業者が事業を行っていくうえでの拠点地としてバーチャルオフィスを利用することによって、事業所としての住所を獲得することで、顧客や金融機関などの信頼の底上げを図れる可能性があります。

 

オンラインショッピング業

商材が手元にあれば基本的に事業を行うことができるので、特定の仕事場が必要ではなく事業所としての住所さえあればよい業種であると言えます。

さらに特定商取引表示の住所に条件付きでバーチャルオフィスの住所を利用することができるようになったことからオンラインショッピング業の人がバーチャルオフィス利用しやすくなっているのです。

 

コンサルタント業

コンサルと業の人は基本的に仕事を行う際に顧客先やセミナー会場などに出向くことが多く物理的なオフィスを完備していなくても仕事を行いやすい業種です。 

バーチャルオフィスを利用して一等地の住所を取得して事業を行えば自身のブランディングの役に立つ可能性もあるので検討してみる価値があると言えるでしょう。

 

コロナ下でもバーチャルオフィスを使えば効率的な経営が可能!

バーチャルオフィスを自社のオフィスとして利用する状況としては、コロナ下はある意味効果的な状況と言えると思われます。コロナの世界的流行において日本国内でもリモートワークが推奨されるようになったことにより、自宅などで通常業務を行うことが多くなったのでオフィスに出勤する必要がなくなってきている業種も現れてきています。

そこで、事業所があまり必要なくなってきた業種であれば、バーチャルオフィスを利用することにより月額の固定費や光熱費などを大幅に抑えることができ、利益を大幅に増加させて従業員のモチベーションのために浮いた費用を賞与に使うなどが可能です。

コストを抑えられることによってその分事業に直接役に立つことに使えるお金が増えることによって従来よりも効率的な経営を実現できるようになるのではないでしょうか。

 

バーチャルオフィスを選ぶうえでの注意点について!

バーチャルオフィスを選ぶうえでの注意点にはどのようなものがあるのでしょうか、具体的には以下のようなものに注意しなければなりません。

 

料金形態の確認 

バーチャルオフィスの料金体系としては基本的に従量課金で計算されていることが多く、基本料金はこのくらいだかその他の追加オプションのサービスを利用するならさらに料金が加算されてしまいます。

自身の事業を効果的に行っていくためにはどの程度のサービスが必要になるのかと利用を検討している事業者の料金体系を確認して最適なバーチャルオフィスを選べるように注意しておきましょう。

 

その住所において過去に問題が発生していないかを確認

バーチャルオフィスの住所で過去に犯罪などをした事業者がいるか否かを確認しておかないと、万が一その住所で犯罪などを行った事業者がいてその事実が顧客などに知られていれば自社の事業のイメージダウンにもつながる可能性があります。

 自身に関係のない事実で事業のイメージダウンにつながってしまう上、また別のバーチャルオフィスの業者を選定するのも二度手間になってしまい非効率なので、事前にしっかりと確認しておいてください。

 

運営会社が信用できるのかを調査しておく

バーチャルオフィスを運営している会社自体が不正なことをしているような会社であったり、業績や運営状況などがあまりよくなく倒産してしまう可能性が高い事業者であったりするとそのサービスを利用しているこちら側にとってあまり良いことではありません。

不正なことをしている会社であるとそのサービスを利用している自社側なども何か不正なつながりがあるのではないかと思われてしまうし、業績などが良くないと倒産してしまい未使用分のサービスなどに支払った料金などが戻ってこない事態もあり得ます。

 

バーチャルオフィスを選ぶ際には、上記で挙げた3つの点に注意して選定するようにしてください。

 

まとめ

ここまでバーチャルオフィスとはどのようなもので、選ぶ際にはどのような点に注意すべきかなどについて説明してきましたが、いかがでしたか。 

事業を行っていくうえでの大きな費用として人件費などの変動費用や家賃・光熱費などの固定費用に分けられ、その固定費用の削減を効果的に行えるバーチャルオフィスの利用を検討することは経営上非常に効果的な手段の1つと言えます。 

上記の記事で紹介したような内容を事前に学習しておくことは安心してバーチャルオフィスを選定していくうえでの役に立ちますので、一度しっかり学習しておきましょう。