あなたの会社は、会議を頻繁に開催しすぎていないだろうか？会議の時間が多いのは、企業の経営において、個人の生産性の点に於いて、極めて大きな問題である。今回は、コンサルティング会社のベインが行った調査結果を紹介しよう。なんと、大企業がミーティングに費やす時間は、30万時間にも及ぶのだと言う。

ほとんどの企業では、お金のリソース管理を入念に行っているのに、時間のリソース管理はあまり行われていない。非生産的で無駄な会議などのためにかなりの時間が浪費されている。最も不足していて、最も浪費されやすいのが時間だ。Bain & Companyはその貴重なリソースがどれだけ無駄に使われているかを調査するために、ある企業における従業員全員のOutlook予定表を、データマイニングツールを使って分析した。

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・エグゼクティブたちは、過去に比べてより多くの会議に出席している。理由は、会議にかかるコストの低下や、電話会議、テレビ会議などの普及によって会議への参加そのものが簡単になったことなどが挙げられる。

・週に1度のエグゼクティブ会議のために、1年で約7000時間が費やされている。この会議でシニアエグゼクティブたちはビジネスの状況を報告する必要があるので、その準備をするためにユニットチーフたちと会議を行い、ユニットチーフたちはチームリーダーたちと会議を行い、チームリーダーたちはメンバーたちと会議を行う……。合計すると、1年で30万時間も消費されていることになる。会議の準備のための作業時間は含まれていない。これは企業の仕事時間の15％に当たる。このパーセンテージは、2008年から年々上昇している。

・会議の参加人数が多ければ多いほど、費やす時間も増える。もし1時間の会議の参加者が5人であれば、消費時間は1時間ではなく、5時間プラス準備のための作業時間、となる。次の会議を設ける前に、時間の使い方を見直す必要がある。

ベインは、会議が増える理由として次のような問題点が指摘し、改善のアドバイスをしている。

・会社全体で重要なテーマが明確になっていない事。会社全体の目標を明確にすること、目標を絞り込む事で、従業員は何に時間を使えばいいのかが明確になる。

・時間というリソースがタダだと思われている事。ミーティング時間をゼロベースで予算化し、他のリソース同様徹底的に管理すべし。

・とにかくプロジェクト化しようとしたがる。プロジェクトを始める前には、明確な収益説明を求めるべきだ。

・中間管理層が多すぎる。組織をシンプルにしよう。マネージャーが多すぎたり、階層が多いと仕事が増えていく。

・誰でもミーティングを設定できてしまう。ミーティングを設定できる人を限定しよう。

・意思決定のプロセスが効率的でない。意思決定のプロセスを確立しよう。意思決定のための数字集めや話合いにかかる時間を減らす。

・ミーティングの進行がゆるい。明確なアジェンダを用意し、会議の参加者はきちんと事前の準備をして臨む事。時間通りに開始し、予定よりも早く終わる。

・使われた時間を測定していない。ミーティングの時間、参加者の数、メールの数などを測定し、生産性を管理しよう。測定しないものは改善できない。

まとめ

Intelの元CEOであるAndy Grove氏は、こう言っている。「従業員がオフィスの備品を盗むことを許可しないのと同じように、誰かが従業員の時間を盗むことを許すべきではない」時間を効率的に管理し、ミーティングの時間を減らす事をもう一度考えてみてはいかがだろうか？

記事執筆：（株）イノーバ。イノーバでは、コンテンツマーケティングのノウハウを詰め込んだ無料のebookや事例集をご提供しています。ダウンロードはこちらからどうぞ→https://corporate.clst01.innova-jp.net/library/

Source:?Bain?HBR

Photo Credit:?Eli Sagor