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イノーバマーケティングチーム2024/02/02 14:52:491 min read

総務担当者のリード獲得のポイント|戦略総務の役割を解説

総務部向け商材の提供をしている企業の担当者にとって、総務部社員がどのような業務を行い、どのような課題を抱えているのかは常に把握しておかなくてはなりません。特に近年は、従来の総務部が行う業務に加え、戦略総務として総務の役割が変化しているため、抱える課題の内容も変化しています。そこで、今回は従来の総務部が行う業務と戦略総務の概要を見たうえで、総務部が抱える課題を把握し、適切な情報発信によるリード獲得・創出リードジェネレーション)を実現するポイントをお伝えします。

総務部の主な業務内容

一般的に総務部は、すべての部署が円滑に業務を進めるためのサポートが主な業務です。具体的には次の7つに分けられます。

社内環境の整備・改善

各部署で必要な備品や設備の購入、照明・空調管理、防災設備のメンテナンス、清掃業者の手配など社内環境の整備や改善を行います。

社員の健康管理・福利厚生の運用

健康診断の予約や管理、福利厚生の運用などすべての社員が快適に働くためのサポートも重要な業務です。

契約管理・重要書類の管理

オフィスの賃貸、OA機器や備品などのリース商品の管理を行います。また、賃貸契約書やリース契約書のほか、不動産登記済権利証、金銭消費貸借契約書などの重要書類を管理する業務です。

経営戦略策定のサポート

経営層が経営戦略の策定を行う際に必要な情報の収集・分析を行います。競合調査や業界の動向など常に最新の情報を収集し、経営層の意思決定をサポートする業務です。

内部監査・情報セキュリティ対策

社員の不正防止や効率化を実現するための内部監査業務を行います。また、社員に対するセキュリティ教育や情報セキュリティポリシーの策定、テレワーク社員へ貸与するデバイス管理など、情報セキュリティ対策も欠かせません。

社内外イベントの企画・運営

入社式や採用面接の会場手配、管理のほか、社員総会、社内レクリエーションなど社内イベントの企画・運営を行います。また、社内だけではなく、株主総会の企画・運営も総務部が取り仕切るのが一般的です。

電話・来客対応

受付やコールセンターのない企業では、電話や来客対応も総務部が行います。ほかにも、広報のようなマスコミ対応まで総務部が受け持つ企業も少なくありません。

戦略総務への移行で求められる役割の変化

従来、総務部が行う業務の多くは、各部署や経営層からの依頼を受けて初めて発生するものばかりで、基本的には「待つ」仕事です。

しかし、「待つ」仕事は非効率なうえ、総務部が持つメリットを活かすこともできません。そこで、近年、注目を集めているのが総務部から積極的に経営層や各部署に働きかける「攻める」仕事、戦略総務です。

戦略総務とは?

戦略総務とは、経営戦略策定のサポートや福利厚生管理、社内イベントの企画など総務部が持つこれまでの業務を戦略的に活用するものです。

たとえば、経営戦略策定のサポート業務を活かし、業務効率化を実現するオフィスレイアウトの改善策を提案する。社員のキャリアアップにつながる福利厚生サービスを充実させる。各部署とのつながりを深め、業務の連携をスムーズにさせるなどが挙げられます。

常に競合調査や業界動向の調査を行ったり、社内イベントの企画で各部署とのコミュニケーションを取ったりしている総務部だからこそできる改善提案業務が戦略総務です。

戦略総務が求められる背景

多くの企業で戦略総務が求められる背景には、企業が総務に求めるものへの変化が挙げられます。具体的には総務部が行う業務の効率化と経営・業務課題の解消です。

少子高齢化による人材不足は、いまや業種を問わずさまざまな企業で喫緊の課題となっています。従来、外部からの依頼によって動いていた総務部の業務プロセスは、無駄も多く決して効率的とはいえません。そこで、総務部の業務にも効率化が求められるようになっています。

具体的には、ルーティン化した業務の外注化。そして、「待つ」だけではなく総務部から各部署、経営層への働きかけです。外注化によってできた時間で積極的に経営・業務課題の解決を担い、企業の成長を継続的に支援するいわゆる戦略総務への役割変化が現在のトレンドとなっています。

戦略総務で成果を上げている企業事例

総務部の求められる役割が、サポート業務から戦略総務へと広がったことで、総務をターゲットとする商材もこれまでよりも幅広くなっています。ここでは、総務部門をターゲットにする企業の事例として、プラス株式会社ファニチャーカンパニー(以下同社)を見てみましょう。

同社は、主にオフィスの移転支援や空間設計サービスを手掛けています。近年、テレワークとオフィスワークを融合したハイブリッドワークを取り入れる企業が増加。また、働き方改革の一環としてオフィスの空間設計に取り組む企業も増えています。

一般的にオフィスの空間設計プロジェクトを担当するのが企業の総務部門です。そこで同社では、総務部門をターゲットにマーケティング・セールス活動を積極的に展開しています。

総務部門担当者の状況や行動に合わせたマーケティング施策の実行

「オフィス移転」や「オフィスの空間設計」を初めて行う総務部門担当者は、知見がなく、相談相手となるベンダー企業とのつながりもないケースがほとんどです。そのため、すぐに施工業者と連絡を取るのではなく、まず情報収集をしたいというニーズがあります。

同社は、情報収集したい担当者が多いというニーズに応えるべく、ブログ記事を作成して流入を獲得。より詳しい情報を求める担当者に対し、ホワイトペーパーを提供してリード獲得を目指すマーケティング施策を実行しました。

また、Webマーケティングによってリードを獲得した担当者に対し、インサイドセールスを実施して、成果をさらに高めることに成功しています。

総務部門担当者の多くは業務上書類を扱うことが多く、コロナ禍であっても出社の頻度が高く電話に出てもらえる可能性も高いとの仮説から、インサイドセールスを実行。すでに同社のサービスに興味を持っていることもあり、高い成約率につながっています。

同社の詳しい事例は、「プラス株式会社ファニチャーカンパニー様」をご覧ください。

総務担当者におすすめのWebメディア

Webマーケティングを実行するには、総務担当者によく見られているWebメディアを活用するのもおすすめです。ここでは、主なWebメディアを紹介します。

日本唯一の総務専門誌、「月刊総務」のオンライン版です。無料の会員登録でWeb上の記事を一部閲覧できます。

総務関連のコラムやリリース記事のほか、総務・人事に関する問題に対して無料で相談、相談内容の閲覧ができます。

総務関連の最新情報、インタビュー、総務部の業務に関するチップスなどを紹介しています。

総務・人事・経理・管理部などバックオフィス業界の専門メディア。関連ニュースや特集記事のほか、イベント・セミナー情報も掲載しています。

変化する総務部の役割に合わせたマーケティング施策の実行が重要

コロナウイルスの拡大、働き方改革、少子高齢化など企業を取り巻く環境は日々、変化しています。そのなかで、企業として生き残っていくには、常に時代や業界の変化を把握し、対応していかなくてはなりません。総務部が変化しているのもその一つで、総務部向け商材を扱っている企業は、その変化に合わせたマーケティング施策が重要です。

特に、近年、総務部はこれまでの各部署のサポート業務から、積極的に経営・業務課題の解決をサポートする戦略総務がトレンドとなっています。変化するターゲットの状況を常に把握し、マーケティング施策の立案をする必要があるでしょう。

イノーバでは、お客様の商材ごとペルソナを設計して、効果の出る施策を提案・実行することを重要視してBtoBマーケティング支援サービスをしています。総務担当者のリード獲得にお悩みの際は、ぜひ、お気軽にご相談ください。

業界別のリード獲得戦略についてのこちらの記事もご参照ください。

       - SaaS企業が効率的にリード獲得するためのポイントを解説        

       - IT業界向けのリード獲得のポイント|IT業界の種類別

       - 人事担当者のリード獲得方法とは?おすすめの施策を解説

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イノーバマーケティングチーム

株式会社イノーバの「イノーバマーケティングチーム」は、多様なバックグラウンドを持つメンバーにより編成されています。マーケティングの最前線で蓄積された知識と経験を生かし、読者に価値ある洞察と具体的な戦略を提供します。

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