展示会のお礼メールの書き方は？お礼メールを送る際のポイントと例文を解説

展示会は自社の製品を多くの人に知ってもらい、認知度アップや新規顧客層開拓などへつなげられる絶好の場です。

そんな展示会に来場していただいた方々へのお礼メールは礼儀だけではなく、今後新たな顧客になってくれる可能性を逃がさないためにも非常に大切なものです。今回は、展示会の来場者へ向けてお礼メールを送る際のポイントや例文などについて解説します。

展示会のお礼メールを送ることの大切さ

展示会に訪れてくれた顧客に対してお礼メールを送ることは、顧客への礼儀として大切です。

しかし顧客へのお礼メールを送ることは何もお礼としてだけではなく、展示会が終わった後の顧客に「自社商品やサービスを思い出してもらう」という意味もあります。

展示会に訪れる人々は短時間で数多くのブースを回り、出展されている商品やサービスの内容を見るので、それぞれの出展企業の印象は薄くなりがちです。

ですが、展示会後に自社ブースを訪れてくれたことへのお礼メールを送れば、相手は自分が見た商品を出展していた企業である自社の存在を思い出してくれるわけですから、その後の行動にもつながりやすくなります。

ここでいう「その後の行動」とは、具体的に述べると「商品やサービスへのお問い合わせ」や、「関連セミナーへの参加」等です。

メールを受け取った相手はそれによって自社の存在を思い出し、「一体どんな企業だったかな」と疑問や関心を持つ場合が大半です。それをきっかけとして会社のサイトを訪問したり、商品を調べたりといった行動につながった場合は、その中から気に入った商品を見つけ出してお問い合わせをする、という確率も上がってきます。

ですから展示会のお礼メールを送るということは、お礼だけではなく自社商品の成約機会を設けるという意味合いも含まれているのです。

お礼メールを作成する際のポイント

展示会のお礼メールを作成・送信することは、「自社とその商品・サービスを思い出してもらう」、「商品やサービスの成約につなげやすくする」といった意味が含まれていると解説しました。

そのメリットを踏まえると、展示会を訪れてくれたことへのお礼メールを作る際のポイントは「高い成約確率のある顧客のニーズを見極めた内容にする」、「商品の紹介やニーズ喚起のコンテンツを入れる」、「展示ブースでのエピソードを入れる」などと絞られてきます。また、相手が商品紹介を受けて「今後もこの企業とお付き合いしていきたい」と考えた場合に備え、「配信希望時のリンクを付ける」といったことも必要です。

以下は展示会のお礼メールを作成する際の具体的なポイントです。

顧客の興味に合わせた内容と文面にする

展示会メール作成時のポイントとして、初めに挙げられるのは顧客に合わせた内容と文面にすることです。

例えばブースに5分程度しかおらず、商品もあまり見ていない相手に商品紹介をする内容のメールを配信した場合、相手は疎ましく思ってメールを無視するか、迷惑メールとして扱う可能性があります。

しかし20分ほど自社ブースにいて、担当者に質問をした来場者であれば、自社商品やサービスに強い興味を抱いていると考えられるので、商品紹介を入れた内容のメールを送っても問題ありません。

ブースでの滞在時間、顧客の質問有無、相手企業の属性などを見極めれば自社商品に興味を持っていて、成約につながりやすい顧客かどうかをある程度判断可能です。

自社商品に強い興味を抱いている顧客に対しては、成約を見越した商談を前提とした文面にし、自社商品にあまり興味を抱いていない顧客に対しては、関係構築の第一歩としての文面にしましょう。

商品メリットの紹介やニーズや興味を喚起するコンテンツを用意する

次に、展示会で紹介した商品のメリットやニーズを喚起するコンテンツを用意します。

展示会で商品やサービスを紹介するチラシやパンフレットを用意したとしても、それが手持ち荷物の中に押し込められてそのままになってしまう確率は高いです。

先に述べた「自社商品に強い興味を抱いている相手」に対しては、自社名やその商品名を載せて紹介した場合に「ああ、あの会社か」と思い出してもらえる可能性は高いですが、自社商品にあまり興味のない相手の場合は会社名や商品名を見てもピンと来ないといったこともあります。

商品に興味がある相手であれば、そのニーズにマッチした商品を紹介することをおすすめします。

しかし商品に興味がなく、顧客になる可能性が低い相手であった場合でも、どんな商品を展示会で紹介していたかが分かるようにURLや説明を記載しておくことが大切です。

そのほうが親切ですし、後に自社商品に興味を持ってくれる可能性もあるので、真摯な対応をするようにしましょう。

次にとって欲しい行動を明確に簡潔に示す

メール文面が長すぎると相手に読んでもらえないこともあります。

いくら興味を持った商品でも、あまり時間に余裕がない人だった場合は長文のメールを読むとは考えにくく、その文面の長さに辟易して削除してしまうこともないとは言い切れません。

ですからお礼メールを作成するときは不必要な情報を削り、必要不可欠な情報のみを掲載するようにしましょう。

例えば「商品やサービスの特徴」、「誰におすすめの商品か」、「顧客にとってのメリットとは何か」を載せると、相手にとって必要な情報が得られるだけではなく、内容が絞られて読みやすくなります。

また、「次の行動を促す文言」を入れることによって顧客の具体的な次のアクションにつながります。

アポイントの日程候補、Webサイトへの誘導文言、メルマガの登録など、次の行動につながる文言を必ず用意しておきましょう。そうした文言はメールの目立ちやすいところに置いておくのもひとつのポイントです。

展示ブースでの具体的な話の内容を入れる

自社商品に強い興味を持った顧客であれば、ブースで様々な質問や会話をしたはずですから、その際の様子、例えば「相手としかしていない会話や、相手が投げ掛けてきた質問」をメール本文に入れることで相手はブースでの出来事を思い出してくれます。

そうすると商品の内容や自社のことを思い出す可能性も上がり、より成約へとつながりやすくなるのです。
 

まとめ

展示会への来場者へのお礼メールは感謝の念を伝えるだけではなく、見込み顧客へのアプローチ手段としても効果的です。

お礼メールのタイミングや文面・内容を考えて送信することで、新規顧客獲得へとつなげましょう。