今すぐ実践できる生産性アップの11のコツ

経営・ビジネスハック

起業家にとって、仕事の生産性を向上させる事は永遠の課題だと言ってもいいと思う。

独立してビジネスをしている人、起業の準備をしている人は、やるべきタスクが多すぎて、常に焦りを感じたり、ストレスを感じたりしているのではないだろうか? 僕自身、会社を辞めて独立して感じるのは、会社勤めしてた時よりも圧倒的に忙しくなったということだ。やるべき雑用がものすごく増えて、家族と過ごす時間を減ったと思う。

今日のVentureBeatに、生産性アップに関する起業家からのアドバイスが掲載されていたので紹介したい。

今すぐ実践できる生産性アップの11のコツ

1. アウトソース、アウトソース、アウトソース

すべてが重要に思えるかもしれないが、あなたはすべてが得意な訳ではない。不必要なタスクは、To Doリストから削除し、自分の不得意な仕事はアウトソースし、ビジネスにもっともインパクトを与えられる分野にフォーカスしよう。

2. 1度に1つの事に取り組もう

当たり前の事のように思えるが、マルチタスクをすると、実際に生産性が下がっていく。複数のプロジェクトを掛け持ちするよりは、予定表を使って、プロジェクトに時間を割り当てて、その時間帯はそのプロジェクトだけにフォーカスするのが良い。1度に1つのタスクをやるのが大事だ。

3. 締切が近いものに取り組もう

締切が近いタスクに取りかかることと、プロジェクトに分割するのがポイントだ。自分のTo Doリストを見直し、どのタスクがもっとも締切が近いのか確認しよう。明日までにやるべきタスクや、今週中にやるべきタスクなどだ。まず、朝の会社に来たら緊急な仕事をこなすようにする。緊急な仕事をこなすことができたら、大きなプロジェクトを選んで取りかかると良い。

4. 自分のゴールデンタイムを見つけ出そう

自分の生産性がもっとも高い時間(ゴールデンタイム)を見つけて、その時間帯に優先順位の高い仕事をすべて片付けるようにしよう。このために、全ての雑念の元を排除する。電話やメールなどだ。そして、あなたが最も集中できる時間を、最も重要なタスクをこなすために利用するのだ。

5. 外部の視点を持とう

仕事に圧倒されたり、大事な意思決定に関して思い悩んだりすることが大いにあるだろう。そのようなときには、他人を巻き込むのが良い。ビジネスパートナー、メンター、コーチ、友人などだ。そして、彼らとの対話やQ&Aを通じて、自分の頭を整理し、いま、本当に何が1番重要なのかを理解する事ができる。外部の視点を入れることで、新しい可能性に目を向けることができるようになる。

6. 引きこもって集中状態を作りだそう

多くの緊急な仕事に圧倒されそうになった場合には、外部の雑音をすべてシャットアウトする必要がある。これは、他の人との会話、メール、電話、ソーシャルメディアなどを含む、全ての雑音だ。雑音をシャットアウトしたら、自分の目の前にある仕事にフォーカスし、全てのエネルギーを1個のタスクに集中しよう。そして、1個のタスクが完了したら、次に進んでいくのだ。全ての緊急な仕事が終わったら、社会復帰を果たすことができる。

7. くよくよしない

全部の仕事をこなすことはできないから、くよくよするのはやめよう。自分の時間を緊急な仕事用の時間と、重要な仕事用の時間に分割しよう。やってきた仕事を全部こなそうとすると、自分の仕事を前に進めることは出来ない。緊急な問題の火消しをする時間と、長期的な解決策を作ることに半分ずつ時間を割り当てるようにしよう。会社が成長するにつれて、人を雇って、より多くの緊急な仕事をこなしてもらえるようになる。

8. 全てが優先事項ではない

本当に重要な事にフォーカスするのが重要だ。何がもっとも重要で、クリティカルなのかということを決めるために、最初に時間を使うのが大事だ。いろいろなことに手を出して、平凡なアウトプットを出すよりも、1つか、2つのことにフォーカスして高いアウトプットを出す方がずっと良い。

9. 優先順位を書きだそう

紙にタスクリストを書き出すのが僕にとってベストな方法だ。やるべきことがたくさんあり過ぎるように感じるときには、いったん頭の中に貯まっている仕事を全部紙に書き出して、それから優先順位をつけるようにしている。誰かにアウトプットを求められているときは、いつまでに必要なのかを必ず確認して、優先順位付けをできるようにしている。

10. 役割を決めて、仕事を分担しよう

チームの全員の役割が明確に定義されているか確認しよう。そして、仕事を役割にあわせて、分担するようにしよう。特に、自主性が高いメンバーが多いチームであればあるほど、みんなが全ての仕事をやろうとすることが多い。役割を明確にすることで、誰が何をするべきかが明確になる。

11. ツールを活用しよう

Pivotal Trackerは、タスクリストを管理し、タスクをトラックするための無料ツールだ。このようなツールを使って、優先順位に従って、To Doリストをこなしていこう。リストを常にアップデートしておけば、今やるべき最も重要な事が判るだろう。

出典:11 productivity tips from successful entrepreneurs

どうだろうか? すぐに実践できそうなアイディアがたくさんあったのではないだろうか?

個人的には、9番の紙に書き出す方法が好みだ。紙に書き出すことで頭の中身が整理されるし、タスクをペンで塗りつぶすことで達成感を感じられるからだ。

また、ここのリストに無いもので、僕が追加したいのは、週に1回は息抜きをするということだ。僕が、MBAの留学をしていたときに、びっくりしたのは、アメリカ人が実によく遊ぶということだ。よく遊び、よく学べという言葉があるが、時々は息抜きをしてエネルギーを充電するのがおすすめだ。